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	=== Visão Detalhada ===		=== Visão Detalhada ===
	Esta é a visão obtida quando clicamos em qualquer registro. Temos acesso imediato aos detalhes do registro desejado.		Esta é a visão obtida quando clicamos em qualquer registro. Temos acesso imediato aos detalhes do registro desejado.
−
	[[Image:image47.png]]		[[Image:image47.png]]
		+	Nos detalhes há muitas opções que você pode usar para visualizar / gerenciar os dados. Estes são específicos do módulo que você está vendo. As opções padrão visualizadas nos detalhes são:
−	The Detail View compromises of many actions that you can use to view/mange your data. These are specific to the detail view of the module that you are viewing. There are standard actions on the detail view for most modules. These are:	+	* Editar - permite editar o registro que você está vendo.
		+	* Duplicar – ao clicar nesta opção, o registro em questão é duplicado.
		+	* Excluir - permite a exclusãodo registro visualizado. Após excluir o registro, você é redirecionado à lista de registros.
		+	* Procurar Duplicados - procura registros duplicados no módulo em questão.
		+	* Visualizar Registro de Alterações - permite-lhe visualizar as alterações em campos auditados.
		+	''Nota: Para definir campos como auditados e encontrar registros duplicados, entre em contato com o administrador do sistema e reporte os campos desejados.''
−	* Edit – allows you to edit the record you are viewing.	+	Os campos com hiperlink são clicáveis. Isto abrirá os detalhes desse registro.
−	* Duplicate – allows you to duplicate the record the are viewing.	+
−	* Delete – allows a user to delete the record you are viewing. If a record is deleted, you will be redirected to the list view.	+
−	* Find Duplicates – allows you to begin the find duplicates process where you can use system functionality to find duplicate records.	+
−	* View Change Log – allows you to view changes to audited fields.	+
−	''Note: To set fields as audited and for any changes to find duplicates, contact your System Administrator.''	+	Os detalhes são exibidos em blocos no SuiteCRM. Isto significa que há um mínimo de rolagem da tela e os dados são classificados para cada módulo no bloco apropriado.
−	Hyperlinked fields can be clicked on. This will navigate you to that record.	+	''Nota: Os administradores do sistema podem optar por exibir dados em qualquer guias ou painéis. Você pode entrar em contato com o administrador para obter mais informações sobre o gerenciamento de layouts e visualizações.''
−		+
−	The Detail View is tabbed in SuiteCRM. This means there is minimal scrolling and data is categorised for each module in the appropriate tab.	+
−		+
−	''Note: System Administrators can select to display data in either tabs or panels. You can contact your system administrator for more information on managing layouts and views.''	+
−		+
−	=== Edit View ===	+
−	This is the view that you are presented with when you edit a record.	+
		+	=== Edição ===
		+	Esta é a visão que você tem ao editar qualquer registro.
	[[Image:image48.png]]		[[Image:image48.png]]
		+	O modo de edição permite alteração nas informações do registro. Isso permite atualizar os dados existentes ou adicionar / remover os dados. Depois de ter feito as mudanças no modo de edição, basta clicar em "Salvar" para aplicar as alterações ou 'Cancelar' para nada alterar e retornar a tela de detalhes. Há também o botão "Visualizar Registro de Alterações”, que permite visualizar os campos auditados que sofreram alteração.
−	The edit view allows you to modify record information that is displayed on the view. This allows users to update existing data and also add/remove data. Once you have made changes on the edit view, you can click 'Save' to apply to changes or click 'Cancel'. Clicking either options will redirect you to the Detail View of the record you are editing. You can click the 'View Change Log' button. This allows users to view changes to audited fields which can be useful before making your intended changes.	+	== Gerenciamento de Registros ==
−		+	Até então explicamos as diversas formas de visualização dos registros e agora avançaremos para a gestão destes registos. Nesta seção, vamos explicar sobre todas as formas possíveis para a administração do registro,permitindo-lhe uma maior eficácia na gestão dos dados de seus clientes.
−	== Record Management ==	+
−	We have covered the several views that you are presented with so we will now move onto record management. In this section we will cover all areas of record management so that you can efficiently store and manage customer data.	+
−		+
−	=== Creating Records ===	+
−	You can create records within modules from various different areas of your Interface. Detailed below are screen shots of record creation points.	+
		+	=== Criação de registros ===
		+	A criação do registro se dá de diversas formas dentro dos módulos. Detalhamos abaixo através das figuras.
	[[Image:image49.png]]		[[Image:image49.png]]
Linha 387:		Linha 381:
−	Once you clicks the create button, you will be taken to the creation screen. This is essentially the edit view that we have covered previously in you interface section. This allows you to fill in the appropriate data for that record. Fields with the red star(*) are required fields. Validation is performed so that a record cannot be saved within the CRM unless data is valid for required fields.	+	Ao clicar no botão criar, você será levado para a tela de criação. Esta é essencialmente a tela que explicamos antes, na seção Exibições. Esta tela lhe permite preencher os dados que deseja registrar. Os campos com asterisco vermelho (*) são obrigatórios. A validação é executada de modo que um registro não pode ser salvo no CRM enquanto estes não forem preenchidos.
−		+
	[[Image:image52.png]]		[[Image:image52.png]]
		+	Depois de ter preenchido todos os dados para o registro, salve o registro. Logo após, você será redirecionado para a exibição do registro criado (tela de detalhes).
−	Once you have populated all data for the record, you can save the record which will create the record within the module in the CRM. Once saved, you will be redirected to the detail view of the record you have created.	+	=== Edição de registros ===
−		+	Você pode editar os registros dentro de cada módulo de várias maneiras diferentes. Repare nas figuras abaixo.
−	=== Editing Records ===	+
−	You can edit records within modules from various different areas of you Interface. Detailed below are screen shots of record editing points.	+
−		+
	[[Image:image53.png]]		[[Image:image53.png]]
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−	Once you clicks the edit button(or pencil), you will be taken to the edit view. This allows you to edit/populate the appropriate data for that record. Fields with the red star(*) are required fields. Validation is performed so that a record cannot be saved within the CRM unless data is valid for required fields.	+	Uma vez que você clica no botão Editar (ou lápis), será visualizado a tela de edição. Isso lhe permite editar / preencher os dados deste registro.Os campos com o asterisco vermelho (*) são obrigatórios. Um registro não pode ser salvo enquanto estes campos obrigatórios não forem preenchidos.
−	Once you have edited/populated the record data, you can save the record which will update the existing record with the new data populated when editing. Once saved, you will be redirected to the detail view of the record you have edited.	+	Depois de ter editado / inserido os dados do registro, basta salvá-lo.Os dados serão atualizados de acordo com o inserido. Em seguida você será redirecionado para a tela de detalhes deste registro e logo visualizará as alterações que foram feitas.
−	=== Deleting Records ===	+	=== Excluir registros ===
−	You can delete records within modules from both the list view and detail view. Detailed below are screen shots of record editing points.	+	Você pode excluir os registros dentro dos módulos tanto na exibição da lista quanto na visualização dos detalhes. Detalhamos abaixo nas figuras. Confira.
−	'''Detail View Deletion method'''	+	'''Excluindo através do detalhe'''
−		+
−	Deleting records from the detail view is a simple process. you simply has to click the 'Delete' button.	+
		+	É um processo simples. Basta clicar em "Excluir".
	[[Image:image56.png]]		[[Image:image56.png]]
−		+	Quando você clica no botão de exclusão, será aberto um pop-up que irá pedir-lhe confirmação.
−	When you click the delete button on a record, you will receive a popup which will ask you to confirm that you want to delete the record.	+
−		+
	[[Image:image57.png]]		[[Image:image57.png]]
		+	Basta confirmar clicando em OK ou Cancelar para retornar à tela de detalhes do registro em questão. Ao confirmar, o registro será excluído. Se você excluir o registro, serás redirecionado à lista de registros do módulo.
−	you can either click Cancel or OK. Clicking Cancel will revert you back to the detail view of the record and will not delete it. Clicking OK will action the record deletion. If you selects to delete the record, the record will be deleted and you will be redirected to the module list view.	+	'''Excluir através da listagem'''
−		+
−	'''List View Deletion method'''	+
−		+
−	To delete records from the list view, you can select records using the checkbox option on the left hand side of the view. you can select single records or use the 'Select this Page' or 'Select All' options, to select all records from the page or all records within the module.	+
		+	Para excluir registros através da lista, basta selecionar os registros desejadosmarcando-os na caixa à esquerda. Você pode selecionar os registros individualmente, usar a opção“Selecionar Página” para selecionar todos os registros somente da página que está sendo visualizada no momento, ou ainda "Selecionar Tudo”para selecionar todos os registros do módulo atual (todas as páginas).
	[[Image:image58.png]]		[[Image:image58.png]]
−		+	Após selecionar os registros desejados, basta clicar no botão “Excluir”. Será visualizado um pop-up exibindo o número de registros que serão excluídos e pedindo-lhe vossa confirmação.
−	Once the records are selected to delete, you can click the 'Delete button. When you clicks the delete button on a record, you will receive a popup which will display the number of records being deleted and ask you to confirm that you want to delete the record.	+
−		+
	[[Image:image59.png]]		[[Image:image59.png]]
		+	Basta selecionar OK para confirmar as exclusões ou Cancelar para retornar a tela de detalhes do registro e cancelar as exclusões. Caso confirmar as exclusões, serás redirecionado à listagem de registros do módulo atual.
−	you can either click Cancel or OK. Clicking Cancel will revert you back to the detail view of the record and will not delete it. Clicking OK will action the record deletion. If you selects to delete the record, the record will be deleted and you will be redirected to the module list view.	+	=== Atualização em massa ===
−		+	É possível atualizar registros em massa através da lista de registros do módulo. Para isso, basta selecionar os registros desejados e em seguida clicar em “Atualização em Massa” no menu suspenso (na seta baixa, ao lado do botão de exclusão).
−	=== Mass Updating Records ===	+
−	You can mass update records from the list view of any module, given this option is made available to you. To mass update records, you have to check the records in the list view and then select the Mass Update option from the dropdown menu(next to the delete link).	+
−		+
	[[Image:image60.png]]		[[Image:image60.png]]
−		+	Após clicar nesta opção, será visualizado uma tela na parte inferior que lhe possibilitará a inserção/seleção das informações nos campos que desejas atualizar em massa.
−	Clicking the mass update option will display a screen at the bottom of the list view. This will list all fields that can be mass updated by you.	+
−		+
	[[Image:image61.png]]		[[Image:image61.png]]
−		+	Depois de ter preenchido estes campos, basta clicar em “Atualizar” ou “Cancelar”. Ao cancelar, serás redirecionado à listagem dos registros.Caso confirmar a atualização em massa, todos os registros selecionados serão atualizados conforme desejado.
−	Once you have populated the fields you wish to mass update, you can either click 'Update' or 'Cancel'. Cancelling the mass update will cancel any changes and redirect you to the list view of the module. Clicking update will update all selected records with the changes specified in the mass update section.	+
−		+
	[[Image:image62.png]]		[[Image:image62.png]]
−	=== Merging Records ===	+	=== Mesclando registros ===
−	You can merge records from the list view of any module, given this option is made available to you, or via the detail view if you follow the find duplicates process.	+	Você pode mesclar registros através da listagem ou através do detalhe do registro, se você procurar por registros duplicados.
−		+
−	To merge records, you have to check the records in the list view and then select the Merge option from the dropdown menu(next to the delete link).	+
		+	Para mesclar os registros, basta selecioná-los na lista e clicar em “Mesclar Duplicados” no menu suspenso (ao lado do botão Excluir).
	[[Image:image63.png]]		[[Image:image63.png]]
−		+	Depois de clicar em “Mesclar”, será visualizado a tela de mesclagem onde vemos o registro primário e os duplicados.
−	Once you have clicked on the 'Merge' option, you will be presented with a merge screen. This will show the primary record and the duplicates that you wishes to merge with that primary record.	+
−		+
	[[Image:image64.png]]		[[Image:image64.png]]
−		+	Basta selecionar o registro que desejas que seja considerado primário,clicando no botão "Definir Como Principal" à direita da exibição da mesclagem. É possível também mover dados a partir dos registros duplicados para o registro primário, utilizando os botões “<<”. Neste exemplo, nós movemos o Nome e Sobrenome do registro duplicado para o registro primário.
−	you can select which record is primary using the 'Set as primary' button on the right of the merge view. you can move data from the duplicate records to the primary record using the '<<' buttons. In this example, we have moved the First Name and Last Name from the duplicate record to the primary record.	+
	[[Image:image65.png]]		[[Image:image65.png]]
−	Once you have made the required changes on the merge screen, you can click 'Save Merge' or 'Cancel'. Clicking cancel will discard the merge changes and will revert you to the list view for that module. Clicking 'Save Merge' will continue the Merge process and will prompt you to inform you that the duplicate record will be deleted.	+	Depois de ter feito as alterações necessárias na tela de mesclagem, basta clicar em "Salvar Mesclagem” ou “Cancelar”. Clicando em cancelar, todas as alterações serão descartadas e serás redirecionado à listagem dos registros deste módulo. Casol optar por prosseguir com a mesclagem dos registros, basta clicar em “Salvar Mesclagem” para continuaro processo.Será visualizado uma mensagem de confirmação, conforme segue.
−		+
	[[Image:image66.png]]		[[Image:image66.png]]
−		+	Escolha 'OK' ou 'Cancelar'. Caso cancelar, todas as alterações serão descartadas e voltarásà listagem dos registros deste módulo. Ao clicar em 'OK', a mesclagem será confirmada e você será redirecionado à tela de detalhes do registro mesclado.
−	you can click 'OK' or 'Cancel'. Clicking Cancel will discard the merge changes and will revert you to the list view for that module. Clicking 'OK' will save the merge and will redirect you to the Detail view for the merged record.	+
−		+
	[[Image:image67.png]]		[[Image:image67.png]]
		+	Como visto no exemplo, a fusão foi concluída com êxito. O Nome e sobrenome foram atualizados, e todos os outros dados foram mantidos.
−	As can be seen from the example, the merge has completed successfully. The First Name and Last Name have been updated, and all other data has been retained.	+	=== Importação de registros ===
		+	É possível importar os dados para o CRMgraças ao assistente de importação do SuiteCRM, que é muito fácil de usar. Há muitas dicas e sugestões que lhe possibilitam aprender a usar o assistente de importação.
−	=== Importing Records ===	+	'''Características do Assistente de Importação'''
−	You can import data to the CRM. This is made possible by SuiteCRM's easy-to-use User Import Wizard. There are many hints and tips as you progresses through the import wizard as to what is required to import data and for further steps in the wizard.	+
−	'''User Import Wizard features'''	+	Existem algumas características que facilitamo mapeamentodos dados aos campos doSuiteCRM. Este mapeamento pode ser salvo para utilização futura. Segue abaixo as principais características do assistente de importação:
−	There are many features of you import wizard which make it easier for you to map data to CRM fields and also for future imports. These are:	+	* Utilização de TemplateCSV. Trata-se de um modelo gerado pelo próprio SuiteCRM para facilitar a importação dos dados. Use-o para mapear os dados e importá-los ao sistema. Basta baixá-lo através do link existente na tela de importação.
		+	* É possível salvar o mapeamento dos campos e também criar novos campos para receber a informação que desejas importar durante o processo.
		+	* Você pode também receber as informações importadas diretamente em campos do tipo drop-down ou multi-seleção. Porém, apenas os rótulos destes campos são exibidos para facilitar o uso do assistente de importação.
		+	* O SuiteCRM possui a capacidade de aceitar tanto somente o nome dos usuários quanto os nomes completos deles durante a importação e exportação dos dados.Estes nomes completos podem ser exibidos no campo “Atribuído A”. Isto facilita a identificação dos registros.
		+	* Detecção automática das propriedades do arquivo durante importação.Ao enviar o arquivo, caso não especifique manualmente as propriedades dele no SuiteCRM, o sistema automaticamente detecta cabeçalho, vírgula, aspas duplas e aspas simples, formatos de data e hora, tornando o processo mais simples e rápido.
		+	* Importação de contatos a partir de outras fontes, como o Google.No caso de importação para os módulos do tipo pessoa, tais como Contatos eLeads, é possível relacionar os registros do SuiteCRM com o Google Contacts,permitindo inclusive comunicação com estes contatos do Google diretamente do sistema.
		+	'''Passos para importar dados'''
−	* Sample .csv file for easier import of data — Use the available sample .csv file as a template for import of files	+	''Nota: Sempre importe os dados da conta primeiro e somente depois os dados de contatos e outros relacionados (como reuniões, ligações, anotações). Desta forma, cria-se automaticamente uma relação entre os módulos e seus registros.''
−	* Retain settings from previous imports — Save/preserve import file properties, mappings, and duplicate check indexes from previous imports for ease of current data import process	+
−	* Ability to accept both database name and display labels of drop-down and multi-select field items — Field labels as well as database names are accepted and mapped during import, but only the field labels are displayed for ease of use	+
−	* Ability to accept both usernames and full names in user fields during import and export of data — Full names of Users displayed for Assigned To and other User-related fields in exported .csv file for easier identification of user records	+
−	* Ability to auto-detect file properties in import file — Upload import files without specifying file properties such as tab, comma, double and single quotes, date and time formats, making the process simpler and faster	+
−	* Ability to import contacts from external sources such as Google — Ability to import Google Contacts for person-type modules such as Contacts, Leads, and Targets, relate SuiteCRM records to Google Contacts, and communicate with Google Contacts from within SuiteCRM	+
−	'''Steps to Import data'''	+	Siga os passos listados abaixo para importar dados para um módulo, por exemplo, Contas:
−	''Note: Always import the Account data first and then import Contacts and other data related to Accounts (such as Meetings, Calls, Notes) to automatically create a relationship between the imported Account and Contacts and activity records related to the Account.''	+	# No menu do módulo, selecione a opção “Importar Contas”.
		+	# Será exibidoo primeiro passo do processo de importação com um link para baixar um modelo de arquivo para importação.
		+	# Caso já tenha um arquivo pronto, carregue-o nesta página usando o botão “Escolher Arquivo”.Ou então,
		+	# baixe o modelo disponível e apague os dados existentes, popule este com os dados que desejas importar e envie-oatravés do mesmo botão (Escolher Arquivo).
		+	# Clique em Avançar.
		+	# Será exibido o Passo 2 (Confirmar Propriedades do Arquivo de Importação).
		+	# Nesta etapa, os dados importados serão visualizados automaticamente.
		+	# Clique em “Mostrar Opções Avançadas” para verificar e alterar as propriedades do arquivo, caso você observar alguma irregularidade basta corrigi-las dentre as opções disponíveis.
		+	# Clique em ocultar as propriedades de importação de arquivo para reduzir o painel.
		+	# Clique em Avançar.
		+	# Será exibido Passo 3: Confirmar Campos e Importar.
		+	# A tabela nesta página exibe todos os campos do módulo que podem ser mapeados de acordo com o cabeçalho do arquivo de importação ou diretamente com o dado existente (caso não existir um cabeçalho no arquivo). Basta mapeá-los como desejar.
		+	# Confira o mapeamento e modifique conforme necessário.
		+	# Atenção aos campos obrigatórios (com asterisco). Não será possível avançar para o próximo passo, caso faltar algum.
		+	# Clique em Avançar.
		+	# Será exibido o Passo 4: Checar Duplicidade.
		+	# Siga as instruções desta página.
		+	# Neste mesmo passo também é possível salvar as propriedades do arquivo de importação, mapeamentos e índices de seleção atuais, para uso em outras importações futuras.
		+	# Salve as configurações de importação, conforme mencionado no item 17, se desejar.
		+	# Clique em Importar Agora.
		+	# Clique na guia Erros para verificar se há erros no processo. Siga as instruções para corrigir problemas (se houver) e clique importação novamente.
		+	# Será visualizado a Etapa 1 do processo de importação.
		+	# Siga todas as etapas do assistente até a Etapa 5.
		+	# Se a importação foi bem-sucedida, é possível ver todos os registros importados na Etapa 5.
		+	# Clique em Desfazer Importação, caso não estiver satisfeito com os registros importados,
		+	# Ou, clique em Importar Novamente para importar mais dados
		+	# Ou, clique em Sair para retornar à listagem de registros do módulo atual.
−	Follow the steps listed below to import data for a module, such as Accounts:	+	=== Exportadores de Registros ===
		+	É possível exportar registros do SuiteCRM para arquivos noformato CSV. Quando se exporta registros do CRM, é fornecido o arquivo CSV para download ao término do processo. Basta salvar e abrir este arquivo em aplicações como LibreOffice Calc ou o Microsoft Office Excel.
		+	O arquivo CSV é exibido em um formato tabular, com colunas e linhas. Quando os dados são exportados a partir do CRM, a ID de registro é incluída com todos os outros campos que são especificados na lista de exportações para esse módulo. Sendo assim, use a ID de registro como referência ao "criar novos registros e atualizar registros existentes”. Apresentaremos mais detalhes na seção Importação deste guia.
−	# Select Import from the Actions drop-down list in the module's menu options.	+	''Nota: Ao exportar valores existentes em listas (dropdown, multi-seleção, etc), o SuiteCRM exporta o ID associado a cada opção (não o rótulo). Por exemplo, se uma lista tem as opções alta, média e baixa com ID’s 1, 2 e 3 - o arquivo CSV mostraráestas opções na listagem como 1, 2 ou 3.''
−	# This displays Step 1 of the import process with a link to a sample Import File Template.	+
−	# Upload your import file to this page using the Browse button in the Select File field or,	+
−	# Optionally, download the available template, delete the existing data, input your data and upload to this page using the Browse button.	+
−	# Click Next.	+
−	# This displays Step 2 (Confirm Import File Properties).	+
−	# Auto-detection of imported data takes place at this step.	+
−	# Click View Import File Properties button to verify and change the data as needed, if you notice irregularities in the Confirm Import File Properties table.	+
−	# Click the Hide Import File Properties to collapse the panel.	+
−	# Click Next.	+
−	# This displays Step 3: Confirm Field Mappings.	+
−	# The table in this page displays all the fields in the module that can be mapped to the data in the import file. If the file contains a header row, the columns in the file map to matching fields.	+
−	# Check for correct mapping and modify if necessary.	+
−	# Map to all of the required fields (indicated by an asterisk).	+
−	# Click Next.	+
−	# This displays Step 4: Check for Possible Duplicates.	+
−	# Follow the instructions on this page.	+
−	# Step 4 also provides the option of saving the current import file properties, mappings, and duplicate check indexes for future imports.	+
−	# (Optionally) Save the import settings.	+
−	# Click Import Now.	+
−	# Click the Errors tab to check for errors in the process. Follow the instructions to fix problems (if any) and Click Import Again.	+
−	# This displays Step 1 of the import process.	+
−	# Follow all the steps in the wizard through Step 5.	+
−	# If the import was successful, you can to view all the imported records at Step 5.	+
−	# Click Undo Import if you are not satisfied with the imported records,	+
−	# Or, click Import Again to import more data	+
−	# Or, click Exit to navigate to the List View page of the module that you imported your records into.	+
−	=== Exporting Records ===	+	'''Passos para exportação de registros'''
−	You can export SuiteCRM records in .csv format. When you exports records from the CRM, you will be provided with the .csv file to download when the export has finished executing. you can save and open this file in applications such as Libre Office Calc or Microsoft Office Excel.	+
−	The .csv file displays in a tabular format with columns and rows. When data is exported from the CRM, the record ID is included with all other fields that are specified in the export list for that module. You can then use the record ID as a reference for performing a 'Create new records and update existing records' import, as detailed in the Import section of you guide.	+	# 1. Selecione os registros existentes na listagem(página inicial do módulo, onde lista os registros).
−		+	# 2. Clique na seta para visualizar o submenu (lado direito do botão excluir) e selecione “Exportar”
−	''Note: When exporting values from drop-down lists, SuiteCRM exports the ID associated with each option and not the display labels. For example, if a drop down list has options labelled High, Medium and Low with an ID of 1, 2 and 3 – the .csv file will show the drop down options as 1, 2 or 3.''	+	# 3. Para exportar todos os registros do módulo, clique no “checkbox” para marcar os registros e na seta ao lado deste. Será visualizado um menu. Clique na opção “Selecionar Tudo”. Em seguida, “Exportar”.
−		+	# 4. Caso deseje exportar somente os registros da página atual, selecione a opção “Selecionar Página” e, em seguida, “Exportar”.
−	'''Steps to Export Records'''	+	# 5. Logo após, visualizará uma caixa de diálogo do sistema solicitando alguma ação. Basta clicar em “Salvar” ou “Abrir”.
−		+	# 6. Se você escolheu abrir o arquivo, o arquivo CSV é aberto no seu programa de planilha eletrônica padrão.
−	# Select the records from the List View on the module's home page.	+
−	# Select Export from the Actions drop-down menu in the List View.	+
−	# To export all records listed on the page, click Select located above the item list and select one of the following options:	+
−	# This Page. To export all the records listed on the page, select this option.	+
−	# All Records. To export all records on the list (if it is more than a page long), select this option.	+
−	# This displays an Opening.csv dialog box.	+
−	# Select Open to open the export file in .csv format or select Save to Disk to save the .csv file to your local machine.	+
−	# Click OK to execute the operation. If you chose to open the file, the csv file opens in Microsoft Excel.	+
−	# The file contains all the fields in the module from which you are exporting the data.	+
−		+
−	== In-line Editing ==	+
−	In-line editing gives you the ability to change values “on the fly”. In-line editing has been implemented on both list view and detail view, providing an advantage to users wishing to change field values quickly, reducing the number of clicks/processes that would normally be taken to edit the full record.	+
−		+
−	''Note: In-line editing can be enabled/disabled for both list view and detail view. This can be done in the main System Settings for the CRM, by the System Administrator.''	+
		+	== A edição ==
		+	A edição lhe dá a capacidade de alterar os valores "on the fly". A edição foi implementado tanto na listagem de registros do módulo quanto nos detalhes, proporcionando uma vantagem para os usuários que desejam alterar os valores do campo rapidamente, reduzindo o número de cliques que normalmente seriam dados.
		+	''Nota: Este método de edição “on the fly” pode ser ativado / desativado através das Configurações do sistema, pelo administrador.''
	[[Image:image68.png]]		[[Image:image68.png]]
−		+	=== Ver edição In-line na listagem ===
−	=== List View In-line Editing ===	+	Você pode editar as informações do registro diretamente na lista de registros de um módulo usando a edição in-line. Basta clicar em um campo onde o ícone de lápis é mostrado.
−	You can edit record information on the list view of a module using in-line editing by clicking on a field where the pencil icon is shown.	+
−		+
	[[Image:image69.png]]		[[Image:image69.png]]
−		+	Também é possível clicar no ícone de lápis, ou clique duas vezes no campo para editar o valor.
−	You can either click on the pencil icon, or double click on the field to edit the value.	+
−		+
	[[Image:image70.png]]		[[Image:image70.png]]
−	Once you have made the required change to the field value, you can either press Return or click on the 'tick'. This will save your changes. If you navigate away without making any changes, you will see a prompt warning you that you have made unsaved changes to the field being edited.	+	Depois de ter feito a mudança necessária para o valor do campo, retorne ou clique no botão 'Visto/Check' (símbolo semelhante a uma letra “V”) para salvar as alterações. Caso sair sem fazer alterações, será visualizado mensagem alertando-o que as alterações não serão salvas.
	[[Image:image71.png]]		[[Image:image71.png]]
		+	Clique em cancelar para continuar a editar e salvar a alteração, ou OK para sair sem salvar.
−	you can either click cancel and continue editing and saving your change, or you can click OK which will discard the changes made.	+	=== Edição In-line detalhada ===
−		+	Semelhante à visualização da lista, mas lhe permite editar as informações através dos detalhesdo registro usando a edição in-line. Basta clicar em qualquer campo que existir o ícone de lápis.
−	=== Detail View In-line Editing ===	+
−	Similar to list view, you can edit record information on the detail view of a module using in-line editing by clicking on a field where the pencil icon is shown.	+
−		+
	[[Image:image71.png]]		[[Image:image71.png]]
−		+	Você também pode clicar duas vezes no campo para editar o mesmo valor.
−	You can either click on the pencil icon, or double click on the field to edit the value.	+
−		+
	[[Image:image73.png]]		[[Image:image73.png]]
−		+	Após as alterações,retorne ou clique no botão 'Visto'. As alterações serão salvas. Se você navegar fora sem realizar quaisquer alterações, verá uma mensagem de aviso informando que você possui alterações não salvas.
−	Once you have made the required change to the field value, you can either press Return or click on the 'tick'. This will save user changes. If you navigates away without making any changes, you will see a prompt warning you that you have made unsaved changes to the field being edited.	+
−		+
	[[Image:image74.png]]		[[Image:image74.png]]
−		+	Basta clicar em Cancelar para continuar a editar, ou OK para descartar as alterações realizadas.
−	you can either click cancel and continue editing and saving your change, or you can click OK which will discard the changes made.	+	== Notificações da Área de Trabalho ==
−		+	=== Ativando as Notificações da Área de Trabalho ===
−	== Desktop Notifications ==	+	Para ativar as notificações na área de trabalho, acesse a aba "Avançado" nas preferências do usuário. Isto irá permitir a visualização de notificações oriundas do browser no qual o SuiteCRM esteja aberto, diretamente em sua área de trabalho. As notificações pode ser enviadas apenas para a sessão em curso no navegador, ou para para todas elas (independente do usuário logado).
−	=== Enabling Desktop Notifications ===	+	''Nota: Esta ativação é realizada por máquina e navegador. Caso os usuários utilizarem mais que um navegador ou computador, terão que ativar estas notificações novamente em suas preferências.''
−	You can enable desktop notifications by accessing the 'Advanced' tab within your user preferences. This will enable desktop notifications only for that browser on that computer. you can choose to enable the desktop notifications just for that browser session, or to always enable desktop notifications.	+
−		+
−	''Note: Users will have to enable desktop notifications on all browsers and computers if you use more than one.''	+
−		+
	[[Image:image75.png]]		[[Image:image75.png]]
		+	Uma vez que as notificações estiverem habilitadas, os usuários receberão notificações para todos os eventos do calendário, tais como:
−	Once desktop notifications have been enabled, users will receive notifications for any Calendar events such as:	+	* Reuniões –Convite para reuniões (caso o pop-up esteja liberado no navegador).
−		+	* Convite para chamadas, caso seja convidado.
−	* Meetings – Meetings you have been invited to that have popup reminders set.	+	=== Gerenciamento de Notificações ===
−	* Calls – Calls you have been invited to that have popup reminders set.	+	Se um usuário não tem notificações, a contagem de notificação será '0'.
−		+
−	=== Managing Desktop Notifications ===	+
−	If a user has no notifications, the notification count will show '0' to tell you you currently have no notifications to check.	+
−		+
	[[Image:image76.png]]		[[Image:image76.png]]
−		+	Caso não clicar em uma notificação da área de trabalho quando ele é exibido no navegador, por exemplo, seu status será AFK (Away From Keyboard) as notificações serão adicionadas à lista de notificações existente na barra de navegação principal.
−	If you does not click on a desktop notification when it is displayed in the browser, for example you are AFK(Away From Keyboard) your notifications will be added to the notification list which shows as a count on the main navigation bar.	+
−		+
	[[Image:image77.png]]		[[Image:image77.png]]
−		+	Para gerenciar suas notificações da área de trabalho, basta clicar no ícone. Serão visualizadas todas as notificações existentes.
−	You can manage your desktop notifications by clicking the icon which will show any existing notifications.	+
−		+
	[[Image:image78.png]]		[[Image:image78.png]]
		+	Ao clicar na notificação, você verá masi detalhes sobre ela. Clique no 'x' para fechar o painel de notificações.
		+	== Resumo ==
		+	Neste capítulo, explicamos sobre os elementos da interface do usuário no SuiteCRM. Há muitos elementos que podem ser usados para otimizar sua navegação, gestão de dados e aumentar a produtividade.
		+	No próximo capítulo, veremos os módulos. Tratam-se de entidades de dados existentes no SuiteCRM que podem ser autônomas ou relacionadas com um ou muitos outros módulos. Cada módulo tem uma função diferente, mas alguns podem trabalhar juntos para estruturar e automatizar os seus processos de negócio.
−	you can either click the notification which will take you to the record the notification is related to or you can click the small 'x' icon to clear you immediately.	+	= Módulos Principais =
		+	== Contas ==
		+	É possível acessar este módulo a partir do menu principal ou através da barra lateral. As ações disponíveis são:
		+	* Nova Conta –Ao clicar nesta opção, um novo formulário é aberto para edição lhe permitindo criar um novo registro de conta.
		+	* Contas–Esta opção lista os registros do módulo Contas.
		+	* Importar Contas –Lhe dá acesso ao assistente de importação para o módulo Contas. Para mais informações, consulte a seção “Importação”.
−	== Summary ==	+	Para ver a lista completa dos campos disponíveis ao criar uma conta, consulte o Apêndice A.
−	In this chapter, we covered all elements of the SuiteCRM user interface. There are many elements which you can use to optimise your navigation and data management, to increase productivity.	+
−	In the next chapter, we will look at modules. Modules are the data entities within SuiteCRM which can be standalone, or related to one or many other modules. Each module has a different function but many modules work together to structure and automate day to day business processes.	+	=== Como gerenciar contas ===
		+	* Para classificar os registros na lista de contas, clique em qualquer título de coluna. Isto irá classificar a coluna em ordem ascendente ou descendente.
		+	* Para procurar uma conta, consulte a seção “Pesquisa” deste guia do usuário.
		+	* Para atualizar algumas ou todas contas listadas, utilize a opção para atualização em massa, como descrito na seção de atualização em massa deste guia.
		+	* Para duplicar uma conta, você pode clicar no botão Duplicar na exibição de detalhes e, em seguida, salvar o registro duplicado.
		+	* Para mesclar contas duplicadas, selecione os registros na lista, clique na seta direita e em seguida “Mesclar Duplicados” no menu suspenso. Basta seguir os passos na tela. Para mais detalhes, consulte a seção “Mesclando Registros” neste guia.
		+	* Para excluir uma ou várias contas, selecione os registros desejados na lista e clique em Excluir. Também é possível excluir um registro através da tela de detalhes, bastando clicar na opção de mesmo nome. Para mais detalhes, consulte a seção “Excluir Registros” deste guia.
		+	* Para visualizar os detalhes de uma conta, clique no nome da conta na lista de registros. Isto irá abrir os detalhes daquela conta.
		+	* Para visualizar um anexo, clique no link existente na lista ou no próprio detalhe da conta.
		+	* Para editar os detalhes da conta, clique no ícone “Editar”existente na lista de registros ou na tela de detalhes, faça as alterações desejadas e clique em “Salvar”.
		+	* Sobre importação e exportação de Contas, consulte as seções correspondentes neste guia.
		+	* Para conferir todas as alterações feitas em campos auditados, clique no botão “Visualizar Registro de Alterações” na tela de detalhes ou durante a edição do registro desejado.
−	= Core Modules =	+	== Contatos ==
−	== Accounts ==	+	Para visualizar as opções do módulo Contatos,basta aproximar o mouse sobre o nome do módulo no menu principal ou através da barra lateral. Há as seguintes ações disponíveis:
−	=== Accounts Actions ===	+
−	You can access the accounts actions from the Accounts module menu drop down or via the Sidebar. The Accounts actions are as follows:	+
−	* Create Account – Once clicked, a new form is opened in edit view to allow you to create a new Account record.	+	* Novo Contato - Um novo formulário é aberto para criação de um novo registro de contato.
−	* View Accounts – Once clicked, you will be redirected to the List View for the Accounts module. This allows you to search and list Accounts records.	+	* Contatos –Permite a visualização da listagem de registros do módulo. É possível pesquisar os registros nesta listagem.
−	* Import Accounts – Once clicked, you will be taken to the import wizard for the Accounts module. For more information, see [#importingrecords Importing Records].	+	* Importar Contatos - Abre o assistente de importação de dados para o módulo de Contatos. Para mais informações, consulte a seção “Importação de Registros”.
−	To view the full list of fields available when creating an Account, See Appendix A.	+	Para ver a lista completa dos campos disponíveis para criação de um contato, consulte o Apêndice A.
−	=== Managing Accounts ===	+	=== Gerenciando Contatos ===
−	* To sort records on the Accounts list view, click any column title which is sortable. This will sort the column either ascending or descending.	+	* Para classificar os registros na lista de contatos, clique em qualquer cabeçalho de coluna. Isto classificaráos registros em ordem ascendente ou descendente.
−	* To search for a Account, see the Searching section of this user guide.	+	* Para procurar um contato, consulte a seção Pesquisa deste guia.
−	* To update some or all the Account on the list view, use the Mass Update panel as described in the mass update section of this user guide.	+	* Para atualizar alguns ou todos contatos existentes na lista, use a atualização em massa, como descrito na seção correspondente deste guia.
−	* To duplicate a Account, you can click the Duplicate button on the detail view and then save the duplicate record.	+	* Para duplicar um contato, basta clicar em “Duplicar” na tela de detalhes e, em seguida, salvar o registro duplicado.
−	* To merge duplicate Accounts, select the records from the Accounts List View, click the Merge link in the Actions drop-down list, and progress through the merge process. For more information on Merging Duplicates, see the Merging Records section of this user guide.	+	* Para mesclar duplicados registros duplicados, selecione os registros desejados na listagem e clique emMesclar.Para mais detalhes, consulte a seção de Mesclando Registros deste guia.
−	* To delete one or multiple Accounts, you can select multiple records from the list view and click delete. you can also delete a Account from the detail view by clicking the Delete button. For a more detailed guide on deleting records, see the Deleting Records section of this user guide.	+	* Para excluir um ou vários contatos, basta selecioná-los na lista e clicar em Excluir. É possível também efetuar a exclusão através da tela de detalhes. Para mais informações sobre exclusão de registros, consulte a seção Excluir Registros deste guia.
−	* To view the details of a Account, click the Target Name in the list view. This will open the record in detail view.	+	* Para ver os detalhes de um contato, clique no Nome do contato exibido na listagem.
−	* To view an attachment, click the attachment link on the list view or detail view of the Account.	+	* Para editar as informações do contato, clique em Editar na listagem ou nos detalhes do contato.Faça as alterações desejadas e clique em Salvar.
−	* To edit the Account details, click Edit icon within the list view or click the edit button on the detail view, make the necessary changes, and click Save.	+	* Obtenha mais informações sobre importação e exportação de contatos através da seção correspondente, neste guia.
−	* For a detailed guide on importing and exporting Accounts, see the Import and Export sections of this user guide.	+	* É possível conferir todas as alterações efetuadas nos campos auditados. Basta acessar o contato desejado e clicar no botão Visualizar Registro de Alterações na tela de detalhes ou durante a edição do registro.
−	* To track all changes to audited fields, in the Account record, you can click the View Change Log button on the Account's Detail View or Edit View.	+
−	== Contacts ==	+	== Oportunidades ==
−	=== Contacts Actions ===	+
−	You can access the Contacts actions from the Contacts module menu drop down or via the Sidebar. The Contacts actions are as follows:	+
−	* Create Contact – A new form is opened in edit view to allow you to create a new Contact record.	+	Para visualizar as ações possíveis no módulo Oportunidades, basta posicionar o mouse sobre o nome do módulo no menu principal ou expanda a barra lateral. As ações possíveis são as seguintes:
−	* View Contacts – Redirects you to the List View for the Contacts module. This allows you to search and list Contact records.	+
−	* Import Contacts – Redirects you will be taken to the import wizard for the Contacts module. For more information, see [#importingrecords Importing Records].	+
−	To view the full list of fields available when creating an Contact, See [#a1 Appendix A].	+	* Nova Oportunidade –Visualizará um formulário contendo os campos a serem preenchidos para criar um novo registro.
		+	* Oportunidades –Lhe redireciona para a lista de registros do módulo de Oportunidades. É possível pesquisar os registros.
		+	* Importar Oportunidades –Será aberto o assistente de importação para o módulo. Consulte a seção Importação para mais detlhes.
−	=== Managing Contacts ===	+	Para ver a lista completa dos campos disponíveis ao criar uma oportunidade, veja o Apêndice A.
−	* To sort records on the Contacts list view, click any column title which is sortable. This will sort the column either ascending or descending.	+
−	* To search for a Contact, see the Searching section of this user guide.	+
−	* To update some or all the Contact on the list view, use the Mass Update panel as described in the mass update section of this user guide.	+
−	* To duplicate a Contact, you can click the Duplicate button on the detail view and then save the duplicate record.	+
−	* To merge duplicate Contacts, select the records from the Contacts List View, click the Merge link in the Actions drop-down list, and progress through the merge process. For more information on Merging Duplicates, see the Merging Records section of this user guide.	+
−	* To delete one or multiple Contacts, you can select multiple records from the list view and click delete. You can also delete a Contact from the detail view by clicking the Delete button. For a more detailed guide on deleting records, see the Deleting Records section of this user guide.	+
−	* To view the details of a Contact, click the Contact Name in the list view. This will open the record in detail view.	+
−	* To edit the Contact details, click Edit icon within the list view or click the edit button on the detail view, make the necessary changes, and click Save.	+
−	* For a detailed guide on importing and exporting Contacts, see the Import and Export sections of this user guide.	+
−	* To track all changes to audited fields, in the Contact record, you can click the View Change Log button on the Contact's Detail View or Edit View.	+
−	== Opportunities ==	+	=== Gerenciando Oportunidades ===
−	=== Opportunities Actions ===	+	* Para classificar os registros na lista de Oportunidades, clique em cabeçalho de coluna. Isto irá classificar os dados em ordem ascendente ou descendente.
−	You can access the Opportunities actions from the Opportunities module menu drop down or via the Sidebar. The Opportunities actions are as follows:	+	* Para procurar uma oportunidade, consulte a seção Pesquisa deste guia do usuário.
−		+	* Para atualizar algumas ou todas as Oportunidades da lista, use aopção de atualização em massa, como descrito na seção correspondente deste guia.
−	* Create Opportunity – A new form is opened in edit view to allow you to create a new Account record.	+	* Para duplicar uma oportunidade, clique em Duplicar na tela de detalhes esalve o registro em seguida.
−	* View Opportunities – Redirects you to the List View for the Opportunities module. This allows you to search and list Opportunity records.	+	* Para mesclar as Oportunidades duplicadas, selecione os registros desejados na lista de registros e clique na opção Mesclar Duplicados. Consulte a seção “Mesclar Duplicados” neste guia, para mais detalhes.
−	* Import Opportunities – Redirects you will be taken to the import wizard for the Opportunities module. For more information, see [#importingrecords Importing Records].	+	* Para excluir uma ou várias oportunidades, selecione os registros na lista e clique em Excluir. Também é possível proceder da mesma forma através da tela de detalhes. Sobre exclusão de registros, confiora a seção Excluindo Registros neste guia.
−		+	* Para visualizar os detalhes de uma Oportunidade, clique no nome daOportunidade existente na lista.
−	To view the full list of fields available when creating an Opportunity, See [#a5 Appendix A].	+	* Para editar os detalhes da Oportunidade, clique em Editar na lista de registros ou na tela de detalhes.Faça as alterações necessárias e clique em Salvar.
−		+	* Sobre a importação e exportação de Oportunidades, consulte as seções correspondentes neste guia de usuário.
−	=== Managing Opportunities ===	+	* Para visualizar as alterações realizadas nos campos auditados, clique no botão Exibir Registro de Alterações nos detalhes do registro ou durante a edição deste.
−	* To sort records on the Opportunities list view, click any column title which is sortable. This will sort the column either ascending or descending.	+
−	* To search for a Opportunity, see the Searching section of this user guide.	+
−	* To update some or all the Opportunity on the list view, use the Mass Update panel as described in the mass update section of this user guide.	+
−	* To duplicate a Opportunity, you can click the Duplicate button on the detail view and then save the duplicate record.	+
−	* To merge duplicate Opportunities, select the records from the Opportunities List View, click the Merge link in the Actions drop-down list, and progress through the merge process. For more information on Merging Duplicates, see the Merging Records section of this user guide.	+
−	* To delete one or multiple Opportunities, you can select multiple records from the list view and click delete. You can also delete a Opportunity from the detail view by clicking the Delete button. For a more detailed guide on deleting records, see the Deleting Records section of this user guide.	+
−	* To view the details of a Opportunity, click the Opportunity Name in the list view. This will open the record in detail view.	+
−	* To edit the Opportunity details, click Edit icon within the list view or click the edit button on the detail view, make the necessary changes, and click Save.	+
−	* For a detailed guide on importing and exporting Opportunities, see the Import and Export sections of this user guide.	+
−	* To track all changes to audited fields, in the Opportunity record, you can click the View Change Log button on the Opportunities Detail View or Edit View.	+
	== Leads ==		== Leads ==
−	=== Leads Actions ===	+	As ações disponíveis neste módulo são as seguintes:
−	You can access the Leads actions from the Leads module menu drop down or via the Sidebar. The Leads actions are as follows:	+
−		+
−	* Create Lead – A new form is opened in edit view to allow you to create a new Account record.	+
−	* View Leads – Redirects you to the List View for the Leads module. This allows you to search and list Lead records.	+
−	* Import Leads – Redirects you will be taken to the import wizard for the Leads module. For more information, see [#importingrecords Importing Records].	+
−	To view the full list of fields available when creating a Lead, See [#a2 Appendix A].	+	* Criar Lead - Um novo formulário é aberto. Basta preenchê-lopara criar um novo Lead.
		+	* Leads –Redireciona-o para a listagemde Leads. É possível pesquisar estes registros.
		+	* Importar Leads –Abrirá o assistente de importação de Leads. Para mais informações, consulte a seção de Importação.
		+	Para ver a lista completa dos campos disponíveis ao criar um Lead, confira o Apêndice A.
−	== Calendar ==	+	== Calendário ==
−	=== Calendar Actions ===	+	As ações disponíveis são:
−	You can access the Calendar actions from the Calendar module menu drop down or via the Sidebar. The Calendar actions are as follows:	+
−	* Schedule Meetings – A new form is opened in the edit view of the Meetings module to allow you to create a new Meeting record. This record will display on the Calendar.	+	* Nova Reunião–É aberto um formulário para registro de nova reunião. Esse registro será exibido no calendário.
−	* Schedule Calls – A new form is opened in the edit view of the Call module to allow you to create a new Call record. This record will display on the Calendar.	+	* Nova Ligação - É aberto um formulário para registro de nova ligação. Esse registro será exibido no calendário.
−	* Create Task – A new form is opened in the edit view of the Tasks module to allow you to create a new Task record. This record will display on the Calendar.	+	* Nova Tarefa - É aberto um formulário para registro de nova tarefa. Esse registro será exibido no calendário.
−	* Today – Redirects you to the Day format of the Calendar for the current day.	+	* Hoje –Redireciona-o ao dia atual no calendário, para visualização dos registros da data.
	== Calls ==		== Calls ==

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Edição das 11h50min de 12 de abril de 2016

Índice 1 A Equipe SuiteCRM e Comunidade 2 Jason Eggers 3 Dale Murray 4 O que é SuiteCRM? 5 Quem é SalesAgility? 6 O que é o Guia do Usuário? 7 Introdução 7.1 Autenticando-se no SuiteCRM 7.2 Esqueceu sua senha? 7.3 Resumo 8 User Wizard 8.1 Bem-vindo ao SuiteCRM 8.2 Sua Informação 8.3 Sua Locale 8.4 Seleção de moeda 8.5 Formato de data 8.6 Fuso horário 8.7 Formato de nome 8.8 Último Passo 8.9 Resumo 9 Administrando Contas de Usuário 9.1 Guia Perfil 9.2 Guia senha 9.3 Temas 9.4 Guia Avançado 9.5 Redefinindo as preferências de usuário 9.6 Redefinir a página inicial do usuário 9.7 Resumo 10 Interface de Usuário 10.1 Elementos de navegação 10.1.1 Menu de navegação superior 10.1.2 Criação rápida 10.1.3 Barra Lateral 10.2 Página 10.2.1 Dashlets 10.3 Pesquisa 10.3.1 Pesquisa Global 10.3.2 Full Text Search 10.3.3 Pesquisa Básica 10.3.4 Pesquisa Avançada 10.4 Exibições 10.4.1 Listagem 10.4.2 Visão Detalhada 10.4.3 Edição 10.5 Gerenciamento de Registros 10.5.1 Criação de registros 10.5.2 Edição de registros 10.5.3 Excluir registros 10.5.4 Atualização em massa 10.5.5 Mesclando registros 10.5.6 Importação de registros 10.5.7 Exportadores de Registros 10.6 A edição 10.6.1 Ver edição In-line na listagem 10.6.2 Edição In-line detalhada 10.7 Notificações da Área de Trabalho 10.7.1 Ativando as Notificações da Área de Trabalho 10.7.2 Gerenciamento de Notificações 10.8 Resumo 11 Módulos Principais 11.1 Contas 11.1.1 Como gerenciar contas 11.2 Contatos 11.2.1 Gerenciando Contatos 11.3 Oportunidades 11.3.1 Gerenciando Oportunidades 11.4 Leads 11.5 Calendário 11.6 Calls 11.6.1 Calls Actions 11.6.2 Managing Calls 11.7 Meetings 11.7.1 Meetings Actions 11.7.2 Managing Meetings 11.8 Emails 11.8.1 Emails Actions 11.9 Tasks 11.9.1 Tasks Actions 11.9.2 Managing Tasks 11.10 Notes 11.10.1 Notes Actions 11.10.2 Managing Notes 11.11 Documents 11.11.1 Documents Actions 11.11.2 Managing Documents 11.11.3 Document Revisions 11.12 Targets 11.12.1 Targets Actions 11.12.2 Managing Targets 11.13 Target Lists 11.13.1 Target Lists Actions 11.13.2 Managing Target Lists 11.14 Campaigns 11.15 Cases 11.15.1 Cases Actions 11.15.2 Managing Cases 11.16 Projects 11.16.1 Projects Actions 11.16.2 Creating Projects 11.16.3 Creating Project Tasks 11.16.4 Managing Projects and Project Tasks 11.17 Summary 12 Advanced Modules 12.1 Advanced Open Sales 12.1.1 AOS Settings 12.1.2 Products Module 12.1.3 Products Categories Module 12.1.4 PDF Templates 12.1.5 Quotes Module 12.1.6 Invoices Module 12.1.7 Contracts Module 12.2 Advanced Open Workflow 12.2.1 Creating a Workflow Process 12.2.2 Conditions 12.2.3 Actions 12.2.4 Process Audit 12.2.5 Tutorials 12.3 Advanced Open Cases with Portal 12.3.1 Introduction 12.3.2 Installation & Configuration 12.3.3 Using Advanced OpenPortal 12.4 Advanced Open Events 12.4.1 Events Locations 12.4.2 Events 12.4.3 Adding Delegates 12.4.4 Sending Invites To Delegates 12.4.5 Managing Delegates Acceptance Manually 12.4.6 Updating Delegates Status Manually 12.5 Advanced Open Reports 12.5.1 Creating Reports 12.5.2 Charts 12.5.3 Reports Dashlets 12.5.4 Reports Charts Dashlets 12.5.5 Scheduled Reports 12.6 Reschedule 12.6.1 Rescheduling a Call 12.6.2 Defining the Details 12.6.3 Tracking History 12.6.4 4. Altering Reasons Drop Down 12.7 Summary 13 Security Suite(Groups) 13.1 Create Groups 13.2 Allow Non-admins to Create Groups 13.3 Configure SecuritySuite Settings 13.4 Groups Setup 13.5 A Typical Hierarchy Setup 13.5.1 The Scenario 13.5.2 Set up the Groups 13.5.3 Set up the Roles 13.5.4 Assign the Groups 13.5.5 Check the Settings 13.5.6 That's it! 13.6 Advanced Options 13.6.1 Additive Rights 13.6.2 Strict Rights 13.6.3 New User Group Popup 13.6.4 User Role Precedence 13.6.5 Filter User List 13.6.6 Use Popup Select 13.6.7 Use Creator Group Select 13.6.8 Shared Calendar - Hide Restricted 13.6.9 Inherit from Created By User 13.6.10 Inherit from Assigned To User 13.6.11 Inherit from Parent Record 13.6.12 Default Groups for New Records 13.6.13 Inbound email account 14 JJW Maps 15 Troubleshooting and Support 16 Summary 17 Appendix A 17.1 Contacts Field List 17.2 Leads Field List 17.3 Targets Field List 17.4 Accounts Field List 17.5 Opportunities Field List 17.6 Products Field List 17.7 Product Categories Field List 17.8 Quotes Field List 17.9 Invoices Field List 17.10 Contracts Field List 17.11 Line Items Field List 17.12 Groups Field List 17.13 PDF Templates Field List 17.14 Cases Field List 17.15 Notes Field List 17.16 Calls Field List 17.17 Emails Field List 17.18 Meetings Field List 17.19 Tasks Field List 17.20 Projects Field List 17.21 Project Tasks Field List 17.22 Campaigns Field List 17.23 Target Lists Field List 17.24 Email Templates Field List 17.25 Documents Field List 17.26 Events Field List 17.27 Event Locations Field List 17.28 Users Field List

A Equipe SuiteCRM e Comunidade

É seguro dizer que sem o trabalho constante da equipe SuiteCRM e sua Comunidade, eu não teria a unidade e compromisso de sentar e escrever este guia de usuário. Novas funcionalidades e melhorias para o produto principal são adicionados constantemente para fazer do SuiteCRM o melhor produto Open Source CRM no mundo, e para competir com fornecedores de CRM proprietários tais como o SugarCRM, Salesforce e Microsoft.

Como a comunidade SuiteCRM - eles fornecem relatórios de bugs, correçõese testes. A Comunidade está no centro de qualquer projeto Open Source e isso não é diferente com o SuiteCRM. A cada nova versão a comunidade cresce e com ela os benefícios do ecosistema Open Source.

Jason Eggers

Jason Eggers desenvolveu o Security Suite. O Security Suite permite controlar o que os usuários podem acessar. Ele permite que os dados sensíveis sejam visualizados por equipes específicas (grupos)no SuiteCRM. O SecuritySuite oferece alternativas para que você configure o SuiteCRMconforme suas necessidades. Escolha entre uma série de opções de atribuição automática para garantir que os usuários possam sempre acessar os dados específicos de sua alçada. Jason e sua equipe têm contribuído muito para a seção Security Suite desta documentação, para que você conheça a aplicação por dentro e por fora, esta seção é de grande ajuda. A versão premium do Security Suite está disponível emSugarOutfitters. O SugarOutfitters fornece add-ons incríveis, fora de série. Visite o site para obter uma lista completa de módulos terceiros disponíveis para SuiteCRM.

Dale Murray

Dale Murray é o Consultor Principal da SalesAgility. Dale escreveu as guias originais para OpenSales, OpenWorkflow, OpenPortal, OpenEvents e Reschedule. Todos estes módulos foram originalmente desenvolvidos como extensões para o SugarCRM Community Edition, mantidos pela SalesAgility. Cada guia foi totalmente atualizada para incorporar novas funcionalidadespara estes módulos, tornando-os disponíveis também para o SuiteCRM.

O que é SuiteCRM?

SuiteCRM é um fork do popular software de Customer RelationshipManagement (CRM) SugarCRM , desenvolvido e mantido pela SalesAgility. É uma aplicação alternativa livre e de código aberto. Foi lançado em 21 de outubro de 2013 na versão 7.0. A última versão estável até o momento da publicação deste Guia do Usuário é a 7.3.1.

O SuiteCRM já foi baixado mais de 500.000 vezes desde o lançamento. Ele foi adotado pelaNHS (National Health Service), que procura promover o uso de sistemas “open source” no serviço nacional de saúde da Inglaterra.

Uma das presmissas do projeto SuiteCRM é que toda linha de código escrita no sistema estarádisponível em regime de software livre. Desta forma, sempre será uma alternativa open source da classe empresarial, frente aos sistemas proprietários. Um roteiro do projeto está disponível com detalhes sobre o planejamento das melhorias.

Um fórum de apoio público, com mais de 25.000 membros ativos, está disponível prestando suporte gratuito e é regularmente monitorado e atualizado pela equipe do Projeto. Um diretório de extensões, tanto gratuitas quanto pagas, está disponível.

O projeto mantém também o site “suitecrmondemand.com”, trata-se de um serviço de assistência para os utilizadores que procuram rápida implantação e manutenção do SuiteCRM.

Não haverá nenhum software licenciado como parte do projeto gerido pela SalesAgility. Todo o código é livre. Todo o código está disponível para download gratuito. Não planejamos cobrar pelo acesso ao código. É e sempre será livre e open source, independente da versão.

Quem é SalesAgility?

SalesAgility é uma consultoria open source credenciada-ISO focada em Customer Relationship Management (CRM). Pioneiros na adoção do SuiteCRM Community Edition, tornaram-se criadores e mantenedores do “fork” oriundo do SugarCRM.

Com mais de 300 implantações de SuiteCRM e diversos projetos referentes, a SalesAgilityé referência mundial em CRM de código aberto. Os clientes incluem governos, pequenas e médias empresas em nível global.

A SalesAgility tem uma missão clara:

"Nosso objetivo é inovar e oferecer soluções avançadas em SuiteCRM acompanhando sempre o crescimento da oferta de serviço esuporte ao cliente."

"Acreditamos que o código aberto está entre os melhores interesses de nossos clientes e vamos continuar a construir, inovar, evangelizar e proporcionar melhores modelos de trabalho para a comunidade de código aberto."

O que é o Guia do Usuário?

O Guia do SuiteCRM foi escrito para o usuário final. Este guia cobre o uso do SuiteCRM de ponta-a-ponta. Vamos explorar todas as áreas desde o básico (entrar no Sistema) até criação de “workflows” automatizados e relatórios.

O Guia do Usuário SuiteCRM é dividido em vários capítulos. Estes capítulos são ordenados de forma que você progridacontinuamente o uso do CRM. Os capítulos contêm sub-seções que esclarecem qualquer dificuldade, explicando como otimizar o uso do sistema para gerir com eficácia suas vendas.

Os leitores do Guia do Usuário do SuiteCRM não precisam ter conhecimento de desenvolvimento ou uso prévio do SuiteCRM. É aconselhável que você saiba operar um computador, que esteja familiarizado com a navegação na internet e que o SuiteCRM já esteja instalado e configurado.

Introdução

Autenticando-se no SuiteCRM

O SuiteCRM permite aos usuários fazerem logon usando seu usuário e senha, fornecidos a você pelo administrador do sistema.

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Antes de autenticar-seno SuiteCRM, você selecione o idioma que deseja usar. Há muitos idiomas disponíveis e também pacotes de idiomas adicionais.

Depois de ter escolhido o seu idioma, basta informar seus dados (login e senha) para autenticar-se no CRM.

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Esqueceu sua senha?

Se os usuários esquecerem a senha, basta clicarem na opção 'Esqueceu sua senha' para reenviá-la ao endereço de e-mail associado à conta. Clicandono botão 'Esqueceu a senha?' serão redirecionados para o formulário de recuperação de senha.

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Resumo

Neste capítulo, explicamos como acessar o SuiteCRM através do formulário de autenticação (tela inicial). Também orientamos sobre como usar o formulário de recuperação de senha, caso esta for perdida ou esquecida.

No próximo capítulo explicaremos sobre o Wizard, que lhe permite definir as preferências de utilização do SuiteCRM.

User Wizard

O User Wizard lhe possibilita personalizar a página inicial, visualizada logo após a autenticação. É possível selecionar vários formatos para os dados que serão exibidos no SuiteCRM, lembrando que estas personalizações são vinculadas específicamente ao seu login de usuário.

Bem-vindo ao SuiteCRM

Em seu primeiro acesso será visualizado a página de boas-vindas. Clique em "Avançar" para configurar suas preferências de usuário.

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Sua Informação

Nesta tela você pode fornecer informações sobre si mesmo. Ao fornecer essas informações, outrosusuários do sistema visualizarão seu nome completo, endereço de e-mail e detalhes para contato. Os campos marcados com uma estrela vermelha (*) são campos obrigatórios, e como tal precisam ser preenchidos com dados válidos antes de prosseguir.

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Depois de ter preenchido todas as informações sobre esta página, clique em "Avançar" para avançar para a próxima etapa do assistente.

Sua Locale

Nesta tela, você pode especificar as configurações de localidade preferencial.

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Seleção de moeda

Selecione a moeda que você deseja que seja exibido para todos os campos de moeda existentes no SuiteCRM. As opções de moeda são preenchidos a partir das opções adicionadas pelo administrador do sistema. Se há opções de moeda que você precisa, mas não vê, por favor contate o administrador.

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Formato de data

Escolha o formato da data que deseja exibir para todos os campos deste tipo no SuiteCRM. Há muitas opções de formato diferentes disponíveis, específicos para o seu usuário. Este formato também se aplica aos campos de data e hora.

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Fuso horário

Selecione o fuso horário que deseja usar no SuiteCRM. Isto permite-lhe adaptar o uso do SuiteCRM de acordo com sua localidade, de qualquer lugar do mundo. Se você estiver viajando entre vários países, você pode alterar o fuso horário a qualquer momento em suas Preferências do usuário, mesmo depois de concluir o assistente de configuração. Isto lhe possibilita visualizar qualquer registo do Sistema no horário da localidade.

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Formato de nome

Selecione o formato de nome que você deseja exibir para todos os campos deste tipo no SuiteCRM. Isto é aplicável a diversos módulos que contenham este campo, e lhe permite definir o formato de sua preferência.

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Depois de ter especificado todas as suas preferências de localidade, clique em "Próximo" para avançar para o ultimo passo do Wizard.

Último Passo

Na etapa final do Wizard você visualiza diversos links úteis para aprender mais e obter apoio no site do SuiteCRM. É possível retornar para os passos anteriores através do botão "Voltar",caso deseje corrigir alguma informação ou configuração fornecida em etapas anteriores.

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Clicando em "Concluir" você irá completar o Wizard. Será visualizado o formulário para autenticação no SuiteCRM.

Resumo

Neste capítulo nós explicamos sobre os primeiros passos contidos no Wizard. Cujo lhe permitiu definir as suas preferências de utilização do SuiteCRM.

No próximo capítulo, abordaremos o gerenciamento de contas de usuários, como atualizar os detalhes do usuário, selecionar temas, alterar senhas e muito mais.

Administrando Contas de Usuário

Há diversas opções de configuração de conta disponíveis. Você pode ver / modificar as preferências, clicando em seu nome na parte superior direita do menu de navegação.

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Guia Perfil

Depois de clicar para visualizar suas preferências você será levado para a guia "Perfil", que lhe dá uma visão geral sobre sua conta, tais como nome de usuário, Nome, Sobrenome, Título etc.

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Guia senha

Ao clicar na guia 'Senha', você será direcionado à página para alteração de sua senha de usuário. Para alterar a senha é necessário especificar a atual, informar uma nova e confirmá-la logo abaixo. Recomenda-se que a nova senha seja a mais segura possível, de acordo com os requisitos mínimos (a senha deve conter pelo menos um carácter maiúsculo, um minúsculo, um numérico e no mínimo 8 caracteres totais).

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Se você esqueceu sua senha e não consegue autenticar-se, basta clicar no link “esqueceu sua senha?” na página inicial. Para mais detalhes, retorne à seção Introdução deste Guia.

Temas

Você pode fácilmente gerenciar o tema utilizado para exibiçãodo SuiteCRM através da guia Temas. Esta guia lhe permite selecionar o tema desejado, e também mostra uma imagem depré-visualização do tema (inclusive os temas adicionais, caso tenha instalado).

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Guia Avançado

A guia Avançado fornece-lhe as preferências definidas durante os passos do Wizard. Isso lhe possibilita alterar qualquer uma das suas preferências de usuário, caso deseje corrigir alguma informação ou simplesmente alterá-los posteriormente.

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Redefinindo as preferências de usuário

Você pode redefinir suas preferências de usuário, clicando no botão "Redefinir Preferências do Usuário” em seu perfil.

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Logo após, será solicitado confirmação com a seguinte mensagem: "Tem certeza de que deseja redefinir todas as suas preferências de usuário? Aviso: Isso também irá desconectá-lo da aplicação".., clique em 'OK' ou 'Cancelar'. Se você clicar em 'OK', você será desconectado e terá que re-autenticar-seno SuiteCRM.

Redefinir a página inicial do usuário

Você pode redefinir sua página inicial para o padrão do sistema, clicando no botão "Redefinir Página Inicial” em seu perfil. Isso irá redefinir os dashlets, painel de preferências e layouts para o padrão do sistema.

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Ao clicar no botão,será solicitado confirmação, com a seguinte mensagem: "Tem certeza de que deseja redefinir sua página inicial?". Clique em 'OK' ou 'Cancelar', de acordo com o desejado.

Resumo

Neste capítulo, nós explicamos sobre a administração de contas de usuários. Isto permite-lhe administrar suas informações de perfil, modificar / redefinir as preferências do usuário e muito mais.

No próximo capítulo, lhe orientaremos sobre as Interfaces do sistema. Estas informações lhe possibilitarão aprender ainda mais sobre as funcionalidades e processos do SuiteCRM.

Interface de Usuário

Antes de avançar para a compreensão da estrutura e funcionalidades do SuiteCRM, explicaremos sobresuas interfaces,possibilitando-o familiarizar-se com a terminologia usada e o painel de navegação do SuiteCRM. Há muitos elementos na interface, por isso o dividimos em várias seções abaixo.

Elementos de navegação

TA capacidade de visualizar facilmente e navegar pelas diferentes áreas do SuiteCRM é fundamental para a melhoria da produtividade e adoção da ferramenta pelo usuário. O SuiteCRM tem uma interface limpa, com vários elementos que explicaremos nesta seção.

Menu de navegação superior

O menu de navegação superior possui as principais opções utilizadas para navegar entre os módulos, criar e gerenciar registros. O layout padrão do menu superior possui uma lista com 10 módulos. A ordenação deste menu é determinada pela configuração existente em “Admin → Módulos de Exibição e subpainéis”. O menu de navegação superior tem seis elementos. Esses são:

• CRM Name - Este é o nome do CRM especificado durante a instalação. Por padrão chama-se SuiteCRM.
• Módulo Menu - Este lista ou agrupa os módulos, dependendo da preferência do usuário. Possibilita a navegação dos usuários pelos módulos existentes no CRM.
• Contagem de notificações da área de trabalho - Mostra o número de notificações não lidas da área de trabalho do usuário. Ao clicá-lo, permite que o usuário os gerencie. Para mais detalhes sobre estas notificações, consulte a seção “Notificações da Área de Trabalho”neste guia do usuário.
• Criação rápida - Permite a rápida criação de registros noCRM, de acordo com o módulo escolhido.
• Pesquisa - Permite aos usuários procuraremregistros no CRM de acordo com a palavra ou texto informado.
• Menu do usuário - Exibe o nome do usuário conectado no momento. Há um menu “dropdown” que dá aos usuários acesso a diversas funcionalidades, seu perfil, página e um link para sair do sistema.

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Para visualizar um módulo, você pode clicar no nome dele. Será visualizado uma lista com as opções deste módulo. Para maiores detalhes sobre estas visualizações, leia a seção Exibições deste guia do usuário.

Posicionando o mouse sobre um nome de módulo, após alguns segundos será visualizado um menu “dropdown”. Este dropdown exibe as ações e registros recentes deste módulo.

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Você pode editar os registros exibidos na seção Recentemente Visto do dropdown, clicando no ícone de lápis. Isto lhe possibilitará editar o registro em questão.

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Há também uma estrutura de navegação agrupados em guias para o SuiteCRM. Os usuários podem definir esta opção em suas preferências. Para maiores detalhes sobre como modificar as preferências do usuário, consulte a seção “Administrando Contas de Usuário” deste guia.

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O menu de navegação com guias agrupadas dá ao usuário a capacidade de agrupar diversos módulos dentro de uma guia única, como a guia “Vendas” abaixo.

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Criação rápida

Clique no ícone mais '+' no menu de navegação superior para acessar as opções de criação rápida. Trata-se de uma lista de módulos comumente usados com a capacidade de criar novos registros nestes módulos, de qualquer lugar.

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Barra Lateral

A barra lateral está relacionada ao tema e é configurável pelo usuário. Ela pode ser expandida ou retraída, clicando no botão destacado abaixo.

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Ações

Neste encontramos disponíveis as ações para o módulo que você está vendo. Por exemplo, se estiver visualizando o módulo de Contas, as ações exibidas são: Criar conta, visualizar Contas, importar Contas. Isto proporciona-lhe acesso fácil, com apenas um clique.

Últimos Acessos

Esta seção exibe os últimos 10 registros recentes. Estes são organizados conforme último registro (sempre no topo). Isso possibilita visualização rápida e fácil acesso através da barra lateral. Há também a opção de edição através do lápis, que o possibilitará editar o registro.

Página

A página inicial é a primeira página que é exibida após a autenticação. Esta possui vários elementos customizáveis, como os Dashlets, Dashboards e a barra lateral.

Dashlets

Dashlets são seções configuráveis pelo usuário, exibidos na página inicial que dão uma visão geral dos registros e atividades na página inicial (visualizada após a autenticação). Isto é útil para as equipes de vendas e suporte, pois reduz o número de cliques necessários para ver / modificar dados. Os Dashlets podem ser arrastados e soltos dentro da página inicial. É possível adicioná-los através do link "Adicionar Dashlets '.

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Ao clicar no link "Inserir Dashlets”, será visualizado um pop-up que lhe permite escolher entre uma infinidade de dashlets além dos vistos por padrão na página inicial.

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Para adicionar um dashlet, basta clicar no link. Este será adicionado na página inicial. O pop-up permanecerá aberto para adição de mais dashlets. Para finalizar, basta fechar o pop-up.

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É possível modificar os dashlets clicando no ícone de lápis, no lado superior direito dele.

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Ao clicar no lápis, será visualizado um pop-up. Este possui todas as opções que configuram o dashlet.

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Depois de ter feito as alterações necessárias no contexto de configuração do dashlet, você pode clicar em "Salvar" para aplicar as alterações ou cancelar se quiser reverter à configuração atual.

Nota: Alguns dashlets exigem que a home page seja recarregada. Você será notificado, se for o caso.

Pesquisa

O campo de pesquisa é um aspecto vital do CRM, pois permite definir rapidamente o que é que você quer ver. Geralmente CRM’s possuem um grande volume de dados, e nestas ocasiões é importante refinar a busca pela informação desejada. Nas seguintes sub-seções, vamos orientá-lo sobre as várias opções de busca disponíveis para você.

Pesquisa Global

Você pode pesquisar todos os registros dentro do CRM utilizando a funcionalidade de pesquisa global. Você pode procurar por registros usando a barra de pesquisa existente no menu de navegação principal (topo).

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Após informar o termo de pesquisa, basta pressionar a tecla Enter ou clicar no ícone da lupa. Assim visualizará os registros correspondentes aos critérios selecionados, categorizados por módulo.

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Outros módulos podem ser adicionados à pesquisa global pelo administrador do sistema.

Full Text Search

O SuiteCRM possui opção para ativar ou desativar a pesquisa global Full Text Search (ao invés de usar somente uma palavra chave). Ao ativar o “Full Text Search”, os termos de pesquisa são indexados pelo framework Zend Lucene. O funcionamento da pesquisa é muito semelhante à pesquisa padrão, exceto pelo fato de possibilitar a procura de texto dentro de documentos e outros arquivos.

Nota: Os administradores do sistema podem ativar / desativar o recurso “Full Text Search” clicando em Configurações AOD no painel administrativo.

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Isto irá mostrar a opção AOD para ativar / desativar o Full Text Search.

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A pesquisa com Full Text Search retornam resultados um pouco diferentes da pesquisa padrão, em ordem de pontuação. Os registros são marcados de acordo com a forma que você combinar os critérios de pesquisa - de 0-100%.

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Pesquisa Básica

A pesquisa básica está disponível em todos os módulos do CRM. Por padrão, permite aos usuários pesquisar os registros por palavras-chave.

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Este recurso também permite aos usuários marcar a caixa de seleção "Meus itens". Aomarcá-lo, a pesquisa só retornará registros atribuídos ao usuário atualmente logado.

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Depois da pesquisa pelo registro, esta será salva automaticamente para uso posterior. Isso significa que você pode navegar livremente pelos registros e módulos do CRM, sem se preocupar em perder a última pesquisa realizada. Se você deseja limpar a pesquisa, basta clicar em "Limpar" e em seguida "Pesquisar". Isto limpará quaisquer pesquisas salvas, retornando assim os resultados padrão definidos nas preferências do usuário para esse módulo.

Nota: Os administradores do sistema podem modificar os campos da pesquisa básica no Studio.

Pesquisa Avançada

A pesquisa avançada está disponível em todos os módulos do CRM. Este recurso fornece-lhe uma pesquisa mais detalhada dos registros. Ou seja, disponibilizará mais campos para refinar sua pesquisa.

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É possível adicionar mais campos na Pesquisa Avançada, expandindo o painel 'Opções de layout'.

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Clique no campo que deseja exibir / ocultar e use as setas para mover esses campos entre as seções. Isso lhe permite exibir / ocultar colunas para personalizar ainda mais sua Pesquisa Avançada.

As Pesquisas Avançadas podem ter muitos campos e critérios específicos. Por esta razão, é possível salvar os seus critérios de pesquisa avançada para fácilmente preenchê-lo no futuro.

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Para carregar uma pesquisa salva, selecione-a no dropdown e clique em" Pesquisar ". O sistema retornará os resultados correspondentes aos critérios especificados nesta pesquisa.

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Nota: Os administradores de sistema podem modificar estes campos de Pesquisa Avançada no Studio.

Exibições

O CRM lhe oferece diversas formas de visualização. Estas visualizações são estruturadas para apresentar-lhe as informações mais importantesdurante a gestão de seus registros. As três principais formas de visualização são:

• Listagem
• Detalhes
• Edição

Todos estas visualizações têm fins específicos e estão descritos nas sub-secções abaixo.

Listagem

Esta é a visão apresentada quando você navega pelo módulo desejado.Ou seja, visualiza a lista de registros.

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Na lista de registros há disponíveis algumas ações que lhe possibilita gerenciar os registros. São eles:

• Pesquisa - oferece-lhe a capacidade de realizar pesquisas básicas ou avançadas, como explicadas anteriormente na seção Pesquisa.
• Classificação de Registros–basta clicar no nome da coluna. Isto irá classificar os registros na lista de forma ascendente ou descendente. Para mudar a ordem da lista, basta clicar novamente na mesma coluna.
• Ver Registros – clique em qualquer link para visualizar os detalhes deste registro.
• Editar Registros - clicando no ícone de lápis será possível editar este registro.
• Excluir Registros - você pode selecionar os registros e, em seguida, clicar na opção de exclusão. Isto irá excluir os registros selecionados, deste módulo.
• Atualizar Registros em Massa–é possível também selecionar os registros e, em seguida, clicar na opção de atualização em massa. Isto irá atualizar todos os dados selecionados de uma única vez, de acordo com a alteração desejada.
• Mesclar Duplicados–esta opção lhe possibilita mesclar os registros duplicados.

Visão Detalhada

Esta é a visão obtida quando clicamos em qualquer registro. Temos acesso imediato aos detalhes do registro desejado.

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Nos detalhes há muitas opções que você pode usar para visualizar / gerenciar os dados. Estes são específicos do módulo que você está vendo. As opções padrão visualizadas nos detalhes são:

• Editar - permite editar o registro que você está vendo.
• Duplicar – ao clicar nesta opção, o registro em questão é duplicado.
• Excluir - permite a exclusãodo registro visualizado. Após excluir o registro, você é redirecionado à lista de registros.
• Procurar Duplicados - procura registros duplicados no módulo em questão.
• Visualizar Registro de Alterações - permite-lhe visualizar as alterações em campos auditados.

Nota: Para definir campos como auditados e encontrar registros duplicados, entre em contato com o administrador do sistema e reporte os campos desejados.

Os campos com hiperlink são clicáveis. Isto abrirá os detalhes desse registro.

Os detalhes são exibidos em blocos no SuiteCRM. Isto significa que há um mínimo de rolagem da tela e os dados são classificados para cada módulo no bloco apropriado.

Nota: Os administradores do sistema podem optar por exibir dados em qualquer guias ou painéis. Você pode entrar em contato com o administrador para obter mais informações sobre o gerenciamento de layouts e visualizações.

Edição

Esta é a visão que você tem ao editar qualquer registro.

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O modo de edição permite alteração nas informações do registro. Isso permite atualizar os dados existentes ou adicionar / remover os dados. Depois de ter feito as mudanças no modo de edição, basta clicar em "Salvar" para aplicar as alterações ou 'Cancelar' para nada alterar e retornar a tela de detalhes. Há também o botão "Visualizar Registro de Alterações”, que permite visualizar os campos auditados que sofreram alteração.

Gerenciamento de Registros

Até então explicamos as diversas formas de visualização dos registros e agora avançaremos para a gestão destes registos. Nesta seção, vamos explicar sobre todas as formas possíveis para a administração do registro,permitindo-lhe uma maior eficácia na gestão dos dados de seus clientes.

Criação de registros

A criação do registro se dá de diversas formas dentro dos módulos. Detalhamos abaixo através das figuras.

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Ao clicar no botão criar, você será levado para a tela de criação. Esta é essencialmente a tela que explicamos antes, na seção Exibições. Esta tela lhe permite preencher os dados que deseja registrar. Os campos com asterisco vermelho (*) são obrigatórios. A validação é executada de modo que um registro não pode ser salvo no CRM enquanto estes não forem preenchidos.

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Depois de ter preenchido todos os dados para o registro, salve o registro. Logo após, você será redirecionado para a exibição do registro criado (tela de detalhes).

Edição de registros

Você pode editar os registros dentro de cada módulo de várias maneiras diferentes. Repare nas figuras abaixo.

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Uma vez que você clica no botão Editar (ou lápis), será visualizado a tela de edição. Isso lhe permite editar / preencher os dados deste registro.Os campos com o asterisco vermelho (*) são obrigatórios. Um registro não pode ser salvo enquanto estes campos obrigatórios não forem preenchidos.

Depois de ter editado / inserido os dados do registro, basta salvá-lo.Os dados serão atualizados de acordo com o inserido. Em seguida você será redirecionado para a tela de detalhes deste registro e logo visualizará as alterações que foram feitas.

Excluir registros

Você pode excluir os registros dentro dos módulos tanto na exibição da lista quanto na visualização dos detalhes. Detalhamos abaixo nas figuras. Confira.

Excluindo através do detalhe

É um processo simples. Basta clicar em "Excluir".

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Quando você clica no botão de exclusão, será aberto um pop-up que irá pedir-lhe confirmação.

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Basta confirmar clicando em OK ou Cancelar para retornar à tela de detalhes do registro em questão. Ao confirmar, o registro será excluído. Se você excluir o registro, serás redirecionado à lista de registros do módulo.

Excluir através da listagem

Para excluir registros através da lista, basta selecionar os registros desejadosmarcando-os na caixa à esquerda. Você pode selecionar os registros individualmente, usar a opção“Selecionar Página” para selecionar todos os registros somente da página que está sendo visualizada no momento, ou ainda "Selecionar Tudo”para selecionar todos os registros do módulo atual (todas as páginas).

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Após selecionar os registros desejados, basta clicar no botão “Excluir”. Será visualizado um pop-up exibindo o número de registros que serão excluídos e pedindo-lhe vossa confirmação.

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Basta selecionar OK para confirmar as exclusões ou Cancelar para retornar a tela de detalhes do registro e cancelar as exclusões. Caso confirmar as exclusões, serás redirecionado à listagem de registros do módulo atual.

Atualização em massa

É possível atualizar registros em massa através da lista de registros do módulo. Para isso, basta selecionar os registros desejados e em seguida clicar em “Atualização em Massa” no menu suspenso (na seta baixa, ao lado do botão de exclusão).

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Após clicar nesta opção, será visualizado uma tela na parte inferior que lhe possibilitará a inserção/seleção das informações nos campos que desejas atualizar em massa.

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Depois de ter preenchido estes campos, basta clicar em “Atualizar” ou “Cancelar”. Ao cancelar, serás redirecionado à listagem dos registros.Caso confirmar a atualização em massa, todos os registros selecionados serão atualizados conforme desejado.

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Mesclando registros

Você pode mesclar registros através da listagem ou através do detalhe do registro, se você procurar por registros duplicados.

Para mesclar os registros, basta selecioná-los na lista e clicar em “Mesclar Duplicados” no menu suspenso (ao lado do botão Excluir).

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Depois de clicar em “Mesclar”, será visualizado a tela de mesclagem onde vemos o registro primário e os duplicados.

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Basta selecionar o registro que desejas que seja considerado primário,clicando no botão "Definir Como Principal" à direita da exibição da mesclagem. É possível também mover dados a partir dos registros duplicados para o registro primário, utilizando os botões “<<”. Neste exemplo, nós movemos o Nome e Sobrenome do registro duplicado para o registro primário.

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Depois de ter feito as alterações necessárias na tela de mesclagem, basta clicar em "Salvar Mesclagem” ou “Cancelar”. Clicando em cancelar, todas as alterações serão descartadas e serás redirecionado à listagem dos registros deste módulo. Casol optar por prosseguir com a mesclagem dos registros, basta clicar em “Salvar Mesclagem” para continuaro processo.Será visualizado uma mensagem de confirmação, conforme segue.

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Escolha 'OK' ou 'Cancelar'. Caso cancelar, todas as alterações serão descartadas e voltarásà listagem dos registros deste módulo. Ao clicar em 'OK', a mesclagem será confirmada e você será redirecionado à tela de detalhes do registro mesclado.

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Como visto no exemplo, a fusão foi concluída com êxito. O Nome e sobrenome foram atualizados, e todos os outros dados foram mantidos.

Importação de registros

É possível importar os dados para o CRMgraças ao assistente de importação do SuiteCRM, que é muito fácil de usar. Há muitas dicas e sugestões que lhe possibilitam aprender a usar o assistente de importação.

Características do Assistente de Importação

Existem algumas características que facilitamo mapeamentodos dados aos campos doSuiteCRM. Este mapeamento pode ser salvo para utilização futura. Segue abaixo as principais características do assistente de importação:

• Utilização de TemplateCSV. Trata-se de um modelo gerado pelo próprio SuiteCRM para facilitar a importação dos dados. Use-o para mapear os dados e importá-los ao sistema. Basta baixá-lo através do link existente na tela de importação.
• É possível salvar o mapeamento dos campos e também criar novos campos para receber a informação que desejas importar durante o processo.
• Você pode também receber as informações importadas diretamente em campos do tipo drop-down ou multi-seleção. Porém, apenas os rótulos destes campos são exibidos para facilitar o uso do assistente de importação.
• O SuiteCRM possui a capacidade de aceitar tanto somente o nome dos usuários quanto os nomes completos deles durante a importação e exportação dos dados.Estes nomes completos podem ser exibidos no campo “Atribuído A”. Isto facilita a identificação dos registros.
• Detecção automática das propriedades do arquivo durante importação.Ao enviar o arquivo, caso não especifique manualmente as propriedades dele no SuiteCRM, o sistema automaticamente detecta cabeçalho, vírgula, aspas duplas e aspas simples, formatos de data e hora, tornando o processo mais simples e rápido.
• Importação de contatos a partir de outras fontes, como o Google.No caso de importação para os módulos do tipo pessoa, tais como Contatos eLeads, é possível relacionar os registros do SuiteCRM com o Google Contacts,permitindo inclusive comunicação com estes contatos do Google diretamente do sistema.

Passos para importar dados

Nota: Sempre importe os dados da conta primeiro e somente depois os dados de contatos e outros relacionados (como reuniões, ligações, anotações). Desta forma, cria-se automaticamente uma relação entre os módulos e seus registros.

Siga os passos listados abaixo para importar dados para um módulo, por exemplo, Contas:

1. No menu do módulo, selecione a opção “Importar Contas”.
2. Será exibidoo primeiro passo do processo de importação com um link para baixar um modelo de arquivo para importação.
3. Caso já tenha um arquivo pronto, carregue-o nesta página usando o botão “Escolher Arquivo”.Ou então,
4. baixe o modelo disponível e apague os dados existentes, popule este com os dados que desejas importar e envie-oatravés do mesmo botão (Escolher Arquivo).
5. Clique em Avançar.
6. Será exibido o Passo 2 (Confirmar Propriedades do Arquivo de Importação).
7. Nesta etapa, os dados importados serão visualizados automaticamente.
8. Clique em “Mostrar Opções Avançadas” para verificar e alterar as propriedades do arquivo, caso você observar alguma irregularidade basta corrigi-las dentre as opções disponíveis.
9. Clique em ocultar as propriedades de importação de arquivo para reduzir o painel.
10. Clique em Avançar.
11. Será exibido Passo 3: Confirmar Campos e Importar.
12. A tabela nesta página exibe todos os campos do módulo que podem ser mapeados de acordo com o cabeçalho do arquivo de importação ou diretamente com o dado existente (caso não existir um cabeçalho no arquivo). Basta mapeá-los como desejar.
13. Confira o mapeamento e modifique conforme necessário.
14. Atenção aos campos obrigatórios (com asterisco). Não será possível avançar para o próximo passo, caso faltar algum.
15. Clique em Avançar.
16. Será exibido o Passo 4: Checar Duplicidade.
17. Siga as instruções desta página.
18. Neste mesmo passo também é possível salvar as propriedades do arquivo de importação, mapeamentos e índices de seleção atuais, para uso em outras importações futuras.
19. Salve as configurações de importação, conforme mencionado no item 17, se desejar.
20. Clique em Importar Agora.
21. Clique na guia Erros para verificar se há erros no processo. Siga as instruções para corrigir problemas (se houver) e clique importação novamente.
22. Será visualizado a Etapa 1 do processo de importação.
23. Siga todas as etapas do assistente até a Etapa 5.
24. Se a importação foi bem-sucedida, é possível ver todos os registros importados na Etapa 5.
25. Clique em Desfazer Importação, caso não estiver satisfeito com os registros importados,
26. Ou, clique em Importar Novamente para importar mais dados
27. Ou, clique em Sair para retornar à listagem de registros do módulo atual.

Exportadores de Registros

É possível exportar registros do SuiteCRM para arquivos noformato CSV. Quando se exporta registros do CRM, é fornecido o arquivo CSV para download ao término do processo. Basta salvar e abrir este arquivo em aplicações como LibreOffice Calc ou o Microsoft Office Excel. O arquivo CSV é exibido em um formato tabular, com colunas e linhas. Quando os dados são exportados a partir do CRM, a ID de registro é incluída com todos os outros campos que são especificados na lista de exportações para esse módulo. Sendo assim, use a ID de registro como referência ao "criar novos registros e atualizar registros existentes”. Apresentaremos mais detalhes na seção Importação deste guia.

Nota: Ao exportar valores existentes em listas (dropdown, multi-seleção, etc), o SuiteCRM exporta o ID associado a cada opção (não o rótulo). Por exemplo, se uma lista tem as opções alta, média e baixa com ID’s 1, 2 e 3 - o arquivo CSV mostraráestas opções na listagem como 1, 2 ou 3.

Passos para exportação de registros

1. 1. Selecione os registros existentes na listagem(página inicial do módulo, onde lista os registros).
2. 2. Clique na seta para visualizar o submenu (lado direito do botão excluir) e selecione “Exportar”
3. 3. Para exportar todos os registros do módulo, clique no “checkbox” para marcar os registros e na seta ao lado deste. Será visualizado um menu. Clique na opção “Selecionar Tudo”. Em seguida, “Exportar”.
4. 4. Caso deseje exportar somente os registros da página atual, selecione a opção “Selecionar Página” e, em seguida, “Exportar”.
5. 5. Logo após, visualizará uma caixa de diálogo do sistema solicitando alguma ação. Basta clicar em “Salvar” ou “Abrir”.
6. 6. Se você escolheu abrir o arquivo, o arquivo CSV é aberto no seu programa de planilha eletrônica padrão.

A edição

A edição lhe dá a capacidade de alterar os valores "on the fly". A edição foi implementado tanto na listagem de registros do módulo quanto nos detalhes, proporcionando uma vantagem para os usuários que desejam alterar os valores do campo rapidamente, reduzindo o número de cliques que normalmente seriam dados. Nota: Este método de edição “on the fly” pode ser ativado / desativado através das Configurações do sistema, pelo administrador.

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Ver edição In-line na listagem

Você pode editar as informações do registro diretamente na lista de registros de um módulo usando a edição in-line. Basta clicar em um campo onde o ícone de lápis é mostrado.

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Também é possível clicar no ícone de lápis, ou clique duas vezes no campo para editar o valor.

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Depois de ter feito a mudança necessária para o valor do campo, retorne ou clique no botão 'Visto/Check' (símbolo semelhante a uma letra “V”) para salvar as alterações. Caso sair sem fazer alterações, será visualizado mensagem alertando-o que as alterações não serão salvas.

Arquivo:Image71.png

Clique em cancelar para continuar a editar e salvar a alteração, ou OK para sair sem salvar.

Edição In-line detalhada

Semelhante à visualização da lista, mas lhe permite editar as informações através dos detalhesdo registro usando a edição in-line. Basta clicar em qualquer campo que existir o ícone de lápis.

Arquivo:Image71.png

Você também pode clicar duas vezes no campo para editar o mesmo valor.

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Após as alterações,retorne ou clique no botão 'Visto'. As alterações serão salvas. Se você navegar fora sem realizar quaisquer alterações, verá uma mensagem de aviso informando que você possui alterações não salvas.

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Basta clicar em Cancelar para continuar a editar, ou OK para descartar as alterações realizadas.

Notificações da Área de Trabalho

Ativando as Notificações da Área de Trabalho

Para ativar as notificações na área de trabalho, acesse a aba "Avançado" nas preferências do usuário. Isto irá permitir a visualização de notificações oriundas do browser no qual o SuiteCRM esteja aberto, diretamente em sua área de trabalho. As notificações pode ser enviadas apenas para a sessão em curso no navegador, ou para para todas elas (independente do usuário logado). Nota: Esta ativação é realizada por máquina e navegador. Caso os usuários utilizarem mais que um navegador ou computador, terão que ativar estas notificações novamente em suas preferências.

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Uma vez que as notificações estiverem habilitadas, os usuários receberão notificações para todos os eventos do calendário, tais como:

• Reuniões –Convite para reuniões (caso o pop-up esteja liberado no navegador).
• Convite para chamadas, caso seja convidado.

Gerenciamento de Notificações

Se um usuário não tem notificações, a contagem de notificação será '0'.

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Caso não clicar em uma notificação da área de trabalho quando ele é exibido no navegador, por exemplo, seu status será AFK (Away From Keyboard) as notificações serão adicionadas à lista de notificações existente na barra de navegação principal.

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Para gerenciar suas notificações da área de trabalho, basta clicar no ícone. Serão visualizadas todas as notificações existentes.

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Ao clicar na notificação, você verá masi detalhes sobre ela. Clique no 'x' para fechar o painel de notificações.

Resumo

Neste capítulo, explicamos sobre os elementos da interface do usuário no SuiteCRM. Há muitos elementos que podem ser usados para otimizar sua navegação, gestão de dados e aumentar a produtividade. No próximo capítulo, veremos os módulos. Tratam-se de entidades de dados existentes no SuiteCRM que podem ser autônomas ou relacionadas com um ou muitos outros módulos. Cada módulo tem uma função diferente, mas alguns podem trabalhar juntos para estruturar e automatizar os seus processos de negócio.

Módulos Principais

Contas

É possível acessar este módulo a partir do menu principal ou através da barra lateral. As ações disponíveis são:

• Nova Conta –Ao clicar nesta opção, um novo formulário é aberto para edição lhe permitindo criar um novo registro de conta.
• Contas–Esta opção lista os registros do módulo Contas.
• Importar Contas –Lhe dá acesso ao assistente de importação para o módulo Contas. Para mais informações, consulte a seção “Importação”.

Para ver a lista completa dos campos disponíveis ao criar uma conta, consulte o Apêndice A.

Como gerenciar contas

• Para classificar os registros na lista de contas, clique em qualquer título de coluna. Isto irá classificar a coluna em ordem ascendente ou descendente.
• Para procurar uma conta, consulte a seção “Pesquisa” deste guia do usuário.
• Para atualizar algumas ou todas contas listadas, utilize a opção para atualização em massa, como descrito na seção de atualização em massa deste guia.
• Para duplicar uma conta, você pode clicar no botão Duplicar na exibição de detalhes e, em seguida, salvar o registro duplicado.
• Para mesclar contas duplicadas, selecione os registros na lista, clique na seta direita e em seguida “Mesclar Duplicados” no menu suspenso. Basta seguir os passos na tela. Para mais detalhes, consulte a seção “Mesclando Registros” neste guia.
• Para excluir uma ou várias contas, selecione os registros desejados na lista e clique em Excluir. Também é possível excluir um registro através da tela de detalhes, bastando clicar na opção de mesmo nome. Para mais detalhes, consulte a seção “Excluir Registros” deste guia.
• Para visualizar os detalhes de uma conta, clique no nome da conta na lista de registros. Isto irá abrir os detalhes daquela conta.
• Para visualizar um anexo, clique no link existente na lista ou no próprio detalhe da conta.
• Para editar os detalhes da conta, clique no ícone “Editar”existente na lista de registros ou na tela de detalhes, faça as alterações desejadas e clique em “Salvar”.
• Sobre importação e exportação de Contas, consulte as seções correspondentes neste guia.
• Para conferir todas as alterações feitas em campos auditados, clique no botão “Visualizar Registro de Alterações” na tela de detalhes ou durante a edição do registro desejado.

Contatos

Para visualizar as opções do módulo Contatos,basta aproximar o mouse sobre o nome do módulo no menu principal ou através da barra lateral. Há as seguintes ações disponíveis:

• Novo Contato - Um novo formulário é aberto para criação de um novo registro de contato.
• Contatos –Permite a visualização da listagem de registros do módulo. É possível pesquisar os registros nesta listagem.
• Importar Contatos - Abre o assistente de importação de dados para o módulo de Contatos. Para mais informações, consulte a seção “Importação de Registros”.

Para ver a lista completa dos campos disponíveis para criação de um contato, consulte o Apêndice A.

Gerenciando Contatos

• Para classificar os registros na lista de contatos, clique em qualquer cabeçalho de coluna. Isto classificaráos registros em ordem ascendente ou descendente.
• Para procurar um contato, consulte a seção Pesquisa deste guia.
• Para atualizar alguns ou todos contatos existentes na lista, use a atualização em massa, como descrito na seção correspondente deste guia.
• Para duplicar um contato, basta clicar em “Duplicar” na tela de detalhes e, em seguida, salvar o registro duplicado.
• Para mesclar duplicados registros duplicados, selecione os registros desejados na listagem e clique emMesclar.Para mais detalhes, consulte a seção de Mesclando Registros deste guia.
• Para excluir um ou vários contatos, basta selecioná-los na lista e clicar em Excluir. É possível também efetuar a exclusão através da tela de detalhes. Para mais informações sobre exclusão de registros, consulte a seção Excluir Registros deste guia.
• Para ver os detalhes de um contato, clique no Nome do contato exibido na listagem.
• Para editar as informações do contato, clique em Editar na listagem ou nos detalhes do contato.Faça as alterações desejadas e clique em Salvar.
• Obtenha mais informações sobre importação e exportação de contatos através da seção correspondente, neste guia.
• É possível conferir todas as alterações efetuadas nos campos auditados. Basta acessar o contato desejado e clicar no botão Visualizar Registro de Alterações na tela de detalhes ou durante a edição do registro.

Oportunidades

Para visualizar as ações possíveis no módulo Oportunidades, basta posicionar o mouse sobre o nome do módulo no menu principal ou expanda a barra lateral. As ações possíveis são as seguintes:

• Nova Oportunidade –Visualizará um formulário contendo os campos a serem preenchidos para criar um novo registro.
• Oportunidades –Lhe redireciona para a lista de registros do módulo de Oportunidades. É possível pesquisar os registros.
• Importar Oportunidades –Será aberto o assistente de importação para o módulo. Consulte a seção Importação para mais detlhes.

Para ver a lista completa dos campos disponíveis ao criar uma oportunidade, veja o Apêndice A.

Gerenciando Oportunidades

• Para classificar os registros na lista de Oportunidades, clique em cabeçalho de coluna. Isto irá classificar os dados em ordem ascendente ou descendente.
• Para procurar uma oportunidade, consulte a seção Pesquisa deste guia do usuário.
• Para atualizar algumas ou todas as Oportunidades da lista, use aopção de atualização em massa, como descrito na seção correspondente deste guia.
• Para duplicar uma oportunidade, clique em Duplicar na tela de detalhes esalve o registro em seguida.
• Para mesclar as Oportunidades duplicadas, selecione os registros desejados na lista de registros e clique na opção Mesclar Duplicados. Consulte a seção “Mesclar Duplicados” neste guia, para mais detalhes.
• Para excluir uma ou várias oportunidades, selecione os registros na lista e clique em Excluir. Também é possível proceder da mesma forma através da tela de detalhes. Sobre exclusão de registros, confiora a seção Excluindo Registros neste guia.
• Para visualizar os detalhes de uma Oportunidade, clique no nome daOportunidade existente na lista.
• Para editar os detalhes da Oportunidade, clique em Editar na lista de registros ou na tela de detalhes.Faça as alterações necessárias e clique em Salvar.
• Sobre a importação e exportação de Oportunidades, consulte as seções correspondentes neste guia de usuário.
• Para visualizar as alterações realizadas nos campos auditados, clique no botão Exibir Registro de Alterações nos detalhes do registro ou durante a edição deste.

Leads

As ações disponíveis neste módulo são as seguintes:

• Criar Lead - Um novo formulário é aberto. Basta preenchê-lopara criar um novo Lead.
• Leads –Redireciona-o para a listagemde Leads. É possível pesquisar estes registros.
• Importar Leads –Abrirá o assistente de importação de Leads. Para mais informações, consulte a seção de Importação.

Para ver a lista completa dos campos disponíveis ao criar um Lead, confira o Apêndice A.

Calendário

As ações disponíveis são:

• Nova Reunião–É aberto um formulário para registro de nova reunião. Esse registro será exibido no calendário.
• Nova Ligação - É aberto um formulário para registro de nova ligação. Esse registro será exibido no calendário.
• Nova Tarefa - É aberto um formulário para registro de nova tarefa. Esse registro será exibido no calendário.
• Hoje –Redireciona-o ao dia atual no calendário, para visualização dos registros da data.

Calls

Calls Actions

You can access the Calls actions from the Calls module menu drop down or via the Sidebar. The Calls actions are as follows:

• Log Call – A new form is opened in edit view to allow you to create a new Call record.
• View Calls – Redirects you to the List View for the Calls module. This allows you to search and list Call records.
• Import Calls – Redirects you will be taken to the import wizard for the Calls module. For more information, see [#importingrecords Importing Records].

To view the full list of fields available when logging a Call, See [#a16 Appendix A].

Managing Calls

• To sort records on the Calls list view, click any column title which is sortable. This will sort the column either ascending or descending.
• To search for a Call, see the Searching section of this user guide.
• To update some or all of the Calls on the list view, use the Mass Update panel as described in the mass update section of this user guide.
• To duplicate a Call, you can click the Duplicate button on the detail view and then save the duplicate record.
• To close a Call, click on the 'x' icon on the Calls List View. You can also close a Call by clicking the Close button on the detail view of a Call. You can also click the Close and Create New button. This will Close the Call you are viewing and redirect you to the edit view to create a new record.
• To Reschedule a call, you can click the Reschedule button on the detail view of a Call. For a detailed guide on rescheduling calls, see the Reschedule section of this user guide.
• To delete one or multiple Calls, you can select multiple records from the list view and click delete. You can also delete a Call from the detail view by clicking the Delete button. For a more detailed guide on deleting records, see the Deleting Records section of this user guide.
• To view the details of a Call, click the Call Subject in the list view. This will open the record in detail view.
• To edit the Call details, click Edit icon within the list view or click the edit button on the detail view, make the necessary changes, and click Save.
• For a detailed guide on importing and exporting Calls, see the Import and Export sections of this user guide.
• To track all changes to audited fields, in the Call record, you can click the View Change Log button on the Call's Detail View or Edit View.

Meetings

Meetings Actions

You can access the Meetings actions from the Meetings module menu drop down or via the Sidebar. The Meetings actions are as follows:

• Schedule Meeting – A new form is opened in edit view to allow you to create a new Meeting record.
• View Meetings – Redirects you to the List View for the Meetings module. This allows you to search and list Meeting records.
• Import Meetings – Redirects you will be taken to the import wizard for the Meetings module. For more information, see [#importingrecords Importing Records].

To view the full list of fields available when creating scheduling a Meeting, See [#a18 Appendix A].

Managing Meetings

• To sort records on the Meetings list view, click any column title which is sortable. This will sort the column either ascending or descending.
• To search for a Meeting, see the Searching section of this user guide.
• To update some or all of the Meeting on the list view, use the Mass Update panel as described in the mass update section of this user guide.
• To duplicate a Meeting, you can click the Duplicate button on the detail view and then save the duplicate record.
• To close a Meeting, click on the 'x' icon on the Meetings List View. You can also close a Meeting by clicking the Close button on the detail view of a Meeting. You can also click the Close and Create New button. This will Close the Meeting you are viewing and redirect you to the edit view to create a new record.
• To Reschedule a Meeting, you can click the Reschedule button on the detail view of a Meeting. For a detailed guide on rescheduling Meetings, see the Reschedule section of this user guide.
• To delete one or multiple Meetings, you can select multiple records from the list view and click delete. You can also delete a Meeting from the detail view by clicking the Delete button. For a more detailed guide on deleting records, see the Deleting Records section of this user guide.
• To view the details of a Meeting, click the Meeting Subject in the list view. This will open the record in detail view.
• To edit the Meeting details, click Edit icon within the list view or click the edit button on the detail view, make the necessary changes, and click Save.
• For a detailed guide on importing and exporting Meeting, see the Import and Export sections of this user guide.
• To track all changes to audited fields, in the Meeting record, you can click the View Change Log button on the Meeting's Detail View or Edit View.

Emails

Emails Actions

You can access the Cases actions from the Cases module menu drop down or via the Sidebar. The Cases actions are as follows:

• View My Email – Redirects you to your mailbox so that you can view and manage emails displayed/imported to the CRM.
• Create Email Template -
• View Email Templates -

To view the full list of fields available for the Emails module, See [#a17 Appendix A].

Tasks

Tasks Actions

You can access the Tasks actions from the Tasks module menu drop down or via the Sidebar. The Tasks actions are as follows:

• Create Task – A new form is opened in edit view to allow you to create a new Task record.
• View Tasks – Redirects you to the List View for the Tasks module. This allows you to search and list Task records.
• Import Tasks – Redirects you will be taken to the import wizard for the Tasks module. For more information, see [#importingrecords Importing Records].

To view the full list of fields available when creating a Task, See [#a19 Appendix A].

Managing Tasks

• To sort records on the Tasks list view, click any column title which is sortable. This will sort the column either ascending or descending.
• To search for a Task, see the Searching section of this user guide.
• To update some or all of the Task on the list view, use the Mass Update panel as described in the mass update section of this user guide.
• To duplicate a Task, you can click the Duplicate button on the detail view and then save the duplicate record.
• To close a Task, click on the 'x' icon on the Tasks List View. You can also close a Meeting by clicking the Close button on the detail view of a Task. You can also click the Close and Create New button. This will Close the Task you are viewing and redirect you to the edit view to create a new record.
• To delete one or multiple Tasks, you can select multiple records from the list view and click delete. You can also delete a Task from the detail view by clicking the Delete button. For a more detailed guide on deleting records, see the Deleting Records section of this user guide.
• To view the details of a Task, click the Meeting Subject in the list view. This will open the record in detail view.
• To edit the Task details, click Edit icon within the list view or click the edit button on the detail view, make the necessary changes, and click Save.
• For a detailed guide on importing and exporting Task, see the Import and Export sections of this user guide.
• To track all changes to audited fields, in the Task record, you can click the View Change Log button on the Task's Detail View or Edit View.

Notes

Notes Actions

You can access the Notes actions from the Notes module menu drop down or via the Sidebar. The Notes actions are as follows:

• Create Note or Attachment – A new form is opened in edit view to allow you to create a new Note record(with attachment).
• View Notes – Redirects you to the List View for the Notes module. This allows you to search and list Note records.
• Import Notes – Redirects you will be taken to the import wizard for the Notes module. For more information, see [#importingrecords Importing Records].

To view the full list of fields available when creating a Note, See [#a15 Appendix A].

Managing Notes

• To sort records on the Notes list view, click any column title which is sortable. This will sort the column either ascending or descending.
• To search for a Note, see the Searching section of this user guide.
• To update some or all the Note on the list view, use the Mass Update panel as described in the mass update section of this user guide.
• To duplicate a Note, you can click the Duplicate button on the detail view and then save the duplicate record.
• To delete one or multiple Notes, you can select multiple records from the list view and click delete. You can also delete a Note from the detail view by clicking the Delete button. For a more detailed guide on deleting records, see the Deleting Records section of this user guide.
• To view the details of a Note, click the Note Subject in the list view. This will open the record in detail view.
• To edit the Note details, click Edit icon within the list view or click the edit button on the detail view, make the necessary changes, and click Save.
• For a detailed guide on importing and exporting Notes, see the Import and Export sections of this user guide.
• To track all changes to audited fields, in the Note record, you can click the View Change Log button on the Note's Detail View or Edit View.

Documents

Documents Actions

You can access the Documents actions from the Documents module menu drop down or via the Sidebar. The Documents actions are as follows:

• Create Document – A new form is opened in edit view to allow you to create a new Document record.
• View Documents – Redirects you to the List View for the Documents module. This allows you to search and list Document records.

To view the full list of fields available when creating a Document, See [#a25 Appendix A].

Managing Documents

• To sort records on the Documents list view, click any column title which is sortable. This will sort the column either ascending or descending.
• To search for a Document, see the Searching section of this user guide.
• To update some or all the Document on the list view, use the Mass Update panel as described in the mass update section of this user guide.
• To duplicate a Document, you can click the Duplicate button on the detail view and then save the duplicate record.
• To delete one or multiple Documents, you can select multiple records from the list view and click delete. You can also delete a Document from the detail view by clicking the Delete button. For a more detailed guide on deleting records, see the Deleting Records section of this user guide.
• To view the details of a Document, click the Document Name in the list view. This will open the record in detail view.
• To view an attachment, click the attachment link on the list view or detail view of the Document. To update a document, you can create a Document Revision.
• To edit the Document details, click Edit icon within the list view or click the edit button on the detail view, make the necessary changes, and click Save.
• For a detailed guide on importing and exporting Documents, see the Import and Export sections of this user guide.
• To track all changes to audited fields, in the Document record, you can click the View Change Log button on the Document's Detail View or Edit View.

Document Revisions

Targets

Targets Actions

You can access the Targets actions from the Targets module menu drop down or via the Sidebar. The Targets actions are as follows:

• Create Target – A new form is opened in edit view to allow you to create a new Target record.
• View Targets – Redirects you to the List View for the Targets module. This allows you to search and list Target records.
• Import Targets – Redirects you will be taken to the import wizard for the Targets module. For more information, see [#importingrecords Importing Records].

To view the full list of fields available when creating a Target, See [#a3 Appendix A].

Managing Targets

• To sort records on the Targets list view, click any column title which is sortable. This will sort the column either ascending or descending.
• To search for a Target, see the Searching section of this user guide.
• To update some or all the Targets on the list view, use the Mass Update panel as described in the mass update section of this user guide.
• To duplicate a Target, you can click the Duplicate button on the detail view and then save the duplicate record.
• To delete one or multiple Targets, you can select multiple records from the list view and click delete. You can also delete a Target from the detail view by clicking the Delete button. For a more detailed guide on deleting records, see the Deleting Records section of this user guide.
• To view the details of a Target, click the Target Name in the list view. This will open the record in detail view.
• To edit the Target details, click Edit icon within the list view or click the edit button on the detail view, make the necessary changes, and click Save.
• For a detailed guide on importing and exporting Targets, see the Import and Export sections of this user guide.
• To track all changes to audited fields, in the Target record, you can click the View Change Log button on the Target's Detail View or Edit View.

Target Lists

Target Lists Actions

You can access the Target Lists actions from the Target Lists module menu drop down or via the Sidebar. The Target Lists actions are as follows:

• Create Target List – A new form is opened in edit view to allow you to create a new Target List record.
• View Target Lists – Redirects you to the List View for the Target Lists module. This allows you to search and list Target List records.

To view the full list of fields available when creating a Target List, See [#a23 Appendix A].

Managing Target Lists

• To sort records on the Target List list view, click any column title which is sortable. This will sort the column either ascending or descending.
• To search for a Target List, see the Searching section of this user guide.
• To update some or all the Target Lists on the list view, use the Mass Update panel as described in the mass update section of this user guide.
• To duplicate a Target List, you can click the Duplicate button on the detail view and then save the duplicate record.
• To delete one or multiple Target Lists, you can select multiple records from the list view and click delete. You can also delete a Target List from the detail view by clicking the Delete button. For a more detailed guide on deleting records, see the Deleting Records section of this user guide.
• To view the details of a Target List, click the Target List Name in the list view. This will open the record in detail view.
• To edit the Target List details, click Edit icon within the list view or click the edit button on the detail view, make the necessary changes, and click Save.
• For a detailed guide on importing and exporting Target Lists, see the Import and Export sections of this user guide.
• To track all changes to audited fields, in the Target List, you can click the View Change Log button on the Target List's Detail View or Edit View.

Campaigns

Cases

Cases Actions

You can access the Cases actions from the Cases module menu drop down or via the Sidebar. The Cases actions are as follows:

• Create Case – A new form is opened in edit view to allow you to create a new Account record.
• View Cases – Redirects you to the List View for the Cases module. This allows you to search and list Case records.
• Import Cases – Redirects you will be taken to the import wizard for the Cases module. For more information, see [#importingrecords Importing Records].

To view the full list of fields available when creating a Case, See [#a14 Appendix A].

Advanced functionality for Cases can be found in the Advanced Cases section of this user Guide.

Managing Cases

• To sort records on the Cases list view, click any column title which is sortable. This will sort the column either ascending or descending.
• To search for a Cases, see the Searching section of this user guide.
• To update some or all the Cases on the list view, use the Mass Update panel as described in the mass update section of this user guide.
• To duplicate a Case, you can click the Duplicate button on the detail view and then save the duplicate record.
• To merge duplicate Cases, select the records from the Cases List View, click the Merge link in the Actions drop-down list, and progress through the merge process. For more information on Merging Duplicates, see the Merging Records section of this user guide.
• To delete one or multiple Cases, you can select multiple records from the list view and click delete. You can also delete a Case from the detail view by clicking the Delete button. For a more detailed guide on deleting records, see the Deleting Records section of this user guide.
• To view the details of a Cases, click the Case Subject in the list view. This will open the record in detail view.
• To edit the Case details, click Edit icon within the list view or click the edit button on the detail view, make the necessary changes, and click Save.
• For a detailed guide on importing and exporting Cases, see the Import and Export sections of this user guide.
• To track all changes to audited fields, in the Case record, you can click the View Change Log button on the Case's Detail View or Edit View.

Projects

Projects Actions

You can access the Projects actions from the Projects module menu drop down or via the Sidebar once you have clicked to view the module. The Projects actions are as follows:

• Create Project – A new form is opened in edit view to allow you to create a new Project record.
• View Project – Redirects you to the List View for the Projects module. This allows you to search and list Project records.
• View Project Tasks – Allows you to list Project Tasks, which are related to a parent Project.
• Import Project – Redirects you to the import wizard for the Projects module. For more information, see [#importingrecords Importing Records].

To view the full list of fields available when creating a Project, See [#a21 Appendix A].

Creating Projects

In the Projects module, you can create, manage, and duplicate projects and project tasks.

You can define multiple project tasks for each project. When you create a project task, you must associate it with a project. You can associate a project with multiple activities, accounts, opportunities, and cases. You can also create projects and project tasks from an email’s detail page.

1. In the Actions bar, click Create Project.

2. On the Projects page, enter information for the following fields:

Name. Enter a name for the project.

Status. From the drop-down list, select the project status such as Draft, In Review, or Published.

Start Date. Click the Calendar icon and select the project start date.

End Date. Click the Calendar icon and select the project end date.

Assigned to. Enter the name of you who has ownership of the project. By default, it is assigned to you.

Priority. From the drop-down list, select the importance of the project such as Low, Medium, or High.

Description. Enter a brief description of the project.

3. Click Save to create the project; click Cancel to exit the page without creating the project.

When you save the project, the project’s detail page displays on the page.

From this page, you can relate the project to records such as contacts and opportunities.

Creating Project Tasks

1. In the Project Tasks sub-panel, click Create.

2. On the Project Tasks page, enter information for the following fields:

Name. Enter a name for the task.

Task ID. Enter a numerical value as the task identification number.

Start Date. Click the Calendar icon and select the date when the task is due to begin.

Finish Date. Click the Calendar icon and select a date when the task is due to be completed; enter the start time in the adjoining field.

Percentage Complete. Enter a numerical value to indicate what percentage of the task has been completed.

Priority. From the drop-down list, select a priority level that reflects the importance of completing this task.

Milestone. Check this box if the completion on this task is considered a milestone for project completion.

Project Name. Click Select and choose the project associated with the task.

Description. Enter a brief description of the task.

3. Click Save to create the task; click Cancel to return to the project detail page without creating the task.

Managing Projects and Project Tasks

• To sort the list view on the Projects and Project Tasks list view, click any column title which is sortable. This will sort the column either ascending or descending.
• To search for a Project or Project task, see the Searching section of this user guide.
• To update some or all the Projects or Project Tasks on the list view, use the Mass Update panel as described in the mass update section of this user guide.
• To duplicate a Project, you can click the Duplicate button on the detail view and then save the duplicate record.
• To delete one or multiple Project, you can select multiple records from the list view and click delete. You can also delete a Project from the detail view by clicking the Delete button. For a more detailed guide on deleting records, see the Deleting Records section of this user guide.
• To view the details of a Project or Project Task, click the Project or Project Task Name in the list view. This will open the record in detail view.
• To edit the Project or Project Task details, click Edit icon within the list view or click the edit button on the detail view, make the necessary changes, and click Save.
• For a detailed guide on importing and exporting Projects and Project Tasks, see the Import and Export sections of this user guide.
• To track all changes to audited fields, in the Project or Project Task record, you can click the View Change Log button on the Project's or Project Task's Detail View or Edit View.

Summary

In this chapter we have covered the functionality of the core modules. These modules allow the user to define and refine sales processes, with the ability to record data in detail within the required module.

In the next chapter, we will cover the advanced modules within SuiteCRM. These modules allow the user to manage further sales processes, create automated workflows, design reports and more.

Advanced Modules

By now, you should have a fundamental understanding of the SuiteCRM user interface, basic modules, layouts, creating, searching and managing records.

The next section of this User Guide covers, in detail, the advanced CRM modules. SuiteCRM has Advanced CRM modules which allow Users to further enhance your Sales Force Automation Capabilities and improve business processes.

Advanced Open Sales

The first 'Suite' of advanced modules is AOS(Advanced Open Sales). The various modules which are part of the AOS suite of modules allow you to manage the Post-Opportunity Sales processes such as Quoting, Invoicing and recurring Contracting. This functionality is made available to you through the following modules:

• Product Categories
• Products
• PDF Templates
• Quotations
• Invoices
• Contracts

AOS Settings

System Administrators users can alter the settings for AOS using the AOS Settings page under the Advanced OpenSales panel within the Admin Panel.

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You can customise the following settings within the AOS Settings:

• Renewal Reminder Period – This defines how many days before the Contract End Date that a reminder call should be created.
• Initial Invoice Number – Allows users to set the initial invoice number. For example 20001.
• Initial Quote Number – Allows users to set the initial quote number. For example 456.
• Enable Line Items Groups – If selected then users will be able to bundle line items into groups. If this is not selected then you will not be able to use the AOS Group functionality. Note: This setting should be selected before using AOS – It is difficult to migrate from/to groups once Quotes/Invoices have been created.
• Add Tax to Line Total – If this is selected then the Tax will be added into the Line Total on Line Items. If this is not the selected the Line Total will not included Tax.

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Once configured, click 'Save' to apply your AOS Settings.

Products Module

You can create Product records using the products module. Creating products allows users to select product lines when preparing Quotes using AOS. The products module allows users to specify the Products Name, Part Number, Category and Type. Additional fields for Products can be added using Studio.

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The module also allows users to define a Cost and Price for the product. Price is the selling price which will be used in the quoting process. A related Contact can be associated to the product. This is the point of contact with the supplier concerning this product. If you have an Image of the product then this can be uploaded within the products record. A URL to the products page on your website can also be specified.

Products Categories Module

The Product Categories module allows Users to structure Products into a hierarchical category structure. To create a Product Category record, navigate to the Product Categories module and click the 'Create Product Categories' button in the action bar.

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The Parent Category field is a relationship field to another Product Categories record. If you checks the Is Parent Category field then this signifies that the category is the highest level. Once selected you will not be able to select a Parent Category using the relate field.

PDF Templates

Creating Templates

AOS allows users to generate PDF documents and merge data from SuiteCRM modules. You must however create a PDF template first.

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This module provides a WYSIWYG interface to create dynamic PDF templates. You must select a Type. This is the module you are building the PDF Template for. By default the modules you can select are: Quotes Invoices Accounts Contacts Leads

System Administrators users can extend this list by editing the 'pdf_template_type_dom' using the drop down editor functionality. Please note that the drop down 'Item Name' must be the name of the module directory.

To insert fields into the Body of the template users will first select a module. This will be the either the same module as the Type or a related module to the Type module. This is selected using the first drop down on the Insert Fields row.

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This will populate the second drop down with all the fields found within that module. Once you have selected the field you wish to insert ,the text field will populate with the field variable name. Click 'Insert' to place this field into the Body of the template. If the Active check box is selected then users will be able to generate PDFs from this template. If it is not selected you will not.

Loading Samples

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AOS comes with seven pre-defined PDF templates to help users create your own. These can be loaded by selecting the appropriate template from the Load Sample drop down list.

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Line Items

When using a sample to create a template for Quotes or Invoices the Line Items are formatted within a table. You can change the fields found in this table as well as add or remove columns. Please note that if you are creating the template from scratch you must format the Line Items section as a table.

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Margins

At the bottom of the PDF Template edit view, you can specify the margin width for the PDF output.

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Header and Footer

Within the PDF Templates edit view, you can also define a Header and a Footer for your templates. These can be completed using the Header and Footer text areas found below the Body text area.

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Generate Letter

You can generate PDF documents for Accounts, Contacts and Leads using the Generate Letter functionality.

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Clicking the 'Generate Letter' button found on these modules detail view will prompt a pop-up asking to select a template.

The template selector pop-up will show all the active templates which have the same Type as the module of the record. Clicking the template name will generate a PDF document with date populated from the record and it's related records. The Generate Letter functionality can also be actioned from the list view. This allows you to select multiple records and click the 'Generate Letter' button within the list view action menu.

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The process for generating PDFs for Quotes, Invoices and Contracts is described in your respective sections.

Quotes Module

Creating a Quote

You can create a Quote by going to the Quotes module and clicking 'Create Quote' from within the actions bar. The first panel allows you to specify details concerning the quote such as the Title, related Opportunity, Stage and Payment Terms. The Quote Number field is calculated automatically.

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The second panel allows you to specify who the Quote is for by relating an Account and Contact to the Quote. When you select the Account, the Billing Address and Shipping Address are dynamically pulled from the Account and populated into the fields on the Quote record.

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Line Items with Groups

The third panel allows users to specify the Quote Groups, Line Items and the Currency. A Group is a collection of Line Items with its own Group Total. A Line Item can be a Product Line or a Service Line. To add a Quote Group, click the 'Add Group' button.

Note: Add Group will be displayed if “Enable Line Item groups” is selected in Admin.

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This will display the Group, allowing you to insert a Group Name and add a Product Line or Service Line. It will also display the Group Totals.

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To add a Product Line, click the 'Add Product Line' button. This will allow users to quote for Products from the Products module.

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To select a Product, you can start typing in the Product or Part Number field which will provide a list of results similar to any relate field. Alternatively click the arrow button next to the Part Number field. This will display a pop-up window allowing you to select from a list of Products.

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Once you have selected a Product, the List, Sale Price and Total will populate automatically. You can change the Quality, add Discounts (Percentage or Amount) and increase the Tax percentage. These will alter the Sale Price, Total Price and Group Total fields. To add a Service Line, click the 'Add Service Line' button. This will allow users to quote for Services.

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For Service Lines, you must specify the List price. This will populate the Sale Price. Tax and Discounts can be added similarly to the Product Line. AOS will keep a Grand Total for each Group.

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AOS will also keep a Grand Total for all Groups combined.

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The Shipping field allows you to add a shipping cost. The Shipping Tax field allows you to add tax to this value. Once the Quote has been compiled, click 'Save' to save the Quote.

Line Items without Groups

Creating Quotes without Groups is very similar to creating Quotes with Groups. The only difference is you do not have to click 'Add Group'. You simply 'Add Product Line' and 'Add Service Line' to the quote. Without Groups you are cannot see the Group Total fields. You will only see the Grand Total fields.

Sending Quotations

To output a Quote you can select one of following three buttons from the Quote detail view.

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AOS provides users with three methods of sending Quotes:

• Print as PDF – Allows users to select a template and download or save a PDF of the Quote.
• Email PDF – Allows users to select a template then directs you to the SuiteCRM email client 'Compose' screen. The Quote PDF will be attached to email and the email will be addressed to the related Contact of the Quote. This allows user to fill out the email body.
• Email Quotation – This directs you to the SuiteCRM email client 'Compose' screen. The email will be addressed to the related Contact of the Quote. There will be no attachment and the Quote will be displayed within the body of the email.

Convert To Invoice

With AOS you can convert Quotes to Invoices. This can be achieved by clicking the 'Convert to Invoice' button on the Quote detail view.

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This functionality will redirect users to the edit view of an Invoice record. Fields will be populated based on your Quote counterparts and Line Items will be copied over. When you are ready to create the Invoice, click the 'Save' button. Converting a Quote to an Invoice will set the Invoice Status of the quote to 'Invoiced'.

Create Contract

As well as converting to an Invoice, AOS allows users to create a Contract based on a Quote. This can be done by clicking the 'Create Contract' button on the Quote detail view.

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This will redirect you to the edit view of a Contract record, pulling through any appropriate fields from the Quote. This includes any Line Items on the Quote.

Invoices Module

Creating an Invoice

Creating an Invoice record is very similar to creating a Quote record. You can create an Invoice by going to the Invoices module and clicking 'Create Invoice' from within the actions bar. The first panel allows you to specify details about the Invoice such as Status and Due Date.

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The second panel allows you to specify who the Invoice is for by relating an Account and Contact to the Invoice. When you select the Account, the Billing Address and Shipping Address are dynamically pulled from the Account and populated into the fields on the Invoice record.

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Groups and Line Items

AOS allows users to add Groups and Line Items to Invoices. This is completed in the exact same way as Quotes. Please refer to Quotes section for details on how to create Groups and Line Items.

Sending Invoices

To output an Invoice you can select one of following three buttons from the Invoice detail view.

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AOS provides users with three methods of sending Invoices:

• Print as PDF – Allows users to select a template and download or save a PDF of the Invoice.
• Email PDF – Allows users to select a template then directs you to the SuiteCRM email client 'Compose' screen. The Invoice PDF will be attached to email and the email will be addressed to the related Contact of the Invoice. This allows user to fill out the email body.
• Email Invoice – This directs you to the SuiteCRM email client 'Compose' screen. The email will be addressed to the related Contact of the Invoice. There will be no attachment and the Invoice will be displayed within the body of the email.

Contracts Module

Creating a Contract

AOS allows users to create Contracts using the Contracts module.

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When the Contract is created the Renewal Reminder Date will populate automatically based on the amount of days specified in the AOS Settings in Admin. A Call will be scheduled and assigned to the Contract Manger for this date.

Groups and Line Items

AOS allows users to add Groups and Line Items for Contracts. This is completed in the exact same way as Quotes. Please refer to Quotes section for details on how to create Groups and Line Items.

Advanced Open Workflow

Advanced OpenWorkflow (AOW) is a module for SuiteCRM, allowing users to create custom workflow processes. This module allows users to trigger various system actions based on conditions from any SuiteCRM module.

Creating a Workflow Process

You can create workflow processes by navigating to the 'WorkFlow' module within SuiteCRM. Click the 'Create WorkFlow' button within the action bar to start creating the process. The first panel allows users to set up the workflow process.

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This allows you to specify the following:

• Name – The name of the process.
• Assigned To - The assigned user of the workflow process.
• WorkFlow Module – A drop down list of all the modules found within the SuiteCRM instance. This is the module the workflow is run against. For example, When an Account is created/edited.
• Status – Active or Inactive. Only active processes will run.
• Run – Always, On Save or On Scheduler.
• Run On – All Records, Modified Records or New Records.
• Repeated Runs – If checked, the process will continue to run over and over. Ideally this should only be checked if one of the specified Actions negates (or will lead to the negation) of one of the specified Conditions.
• Description – A description of the process.

Conditions

Adding Conditions

Once set up, you can add conditions to a workflow process using the conditions panel. This allows users to specify the criteria that should trigger the workflow actions.

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To add a Condition Line you must click the 'Add Condition' button.

Note: You must select your WorkFlow Module on the first panel before adding a Condition Line.

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You can have an unlimited amount of Condition Lines. To add another line click the 'Add Condition' button again and it will appear. On the line you will have four fields; Field, Operator, Type and Value.

Field and Operator

Field is a drop down which automatically populates with all the fields found in the WorkFlow Module.

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The Field selected will determine the options available for Operator and Type. If the field type is not a number or date then the operators available will be 'Equal To' or 'Not Equal To'. For number and date fields you can also choose from additional logical operators; 'Less Than', 'Greater Than', 'Less Than or Equal To' or 'Greater Than or Equal To'.

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Condition Types

You can specify workflow processes to trigger on different condition types. These are as follows:

Value – This is used to directly compare the Field to a value. The value type offered is dynamic to the field type of the Field selected. For example, if the field type is a drop down then the value field type will be the same drop down list.

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Field – This is used to action a workflow process when one field is compared to another field in the record.

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Multiple – This can be selected if the Field is a drop down/multiselect. This allows users to specify multiple values to action the workflow from.

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Date – This allows you to specify the workflow to occur after/before an amount of time from either another date field or 'Now'. For example, when the start date of a call is 'Now + 10 minutes'. This can only be used when the Field is a date field. The amount of time before or after the date can be specified in Minutes, Hours, Days, Weeks or Months.

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Removing Conditions

You can remove Condition Lines by clicking the '-' button on the left hand side of the condition.

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Actions

Adding Actions

Actions are defined in the third panel. These specify what events should occur when the conditions have been met. You can add an Action by clicking the 'Add Action' button.

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This will cause the Action Line to appear.

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From the Action Line you can Select Action and give it a Name. The actions available are; 'Create Record', 'Modify Record' and 'Send Email'. You can specify an unlimited amount of actions for each workflow process.

Create Record

If you select 'Create Record' you will be prompted to select a Record Type. This is the module type of the record you are looking to create.

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Once selected you can add fields or relationships to this record using the 'Add Field' and 'Add Relationship' buttons.

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When Adding fields the first drop down in the line will populate with all the fields from that module. The second drop down allows you to specify how the value for that field is going to be derived. For most cases the options are as follows:

• Value – This will allow you to input the value directly using the same field type as the field selected.
• Field – This will make the field the same value as a field found in the WorkFlow Module.
• Date – Only selectable if the field is a date field. This will allow you to specify the value as an amount of time after/before another date field or 'Now'.

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Selecting the 'Assigned-To' field also gives you more options. As well as by value and field you can assign a user by:

Round Robin – This will select each user in turn.

Least Busy – This will select you with the least amount of records assigned to you for that module.

Random – This will select a random user.

For each of the above options you can choose if you want you to be selected from all users or users from a specific role. If you have the SecuritySuite module installed you can additionally choose if you want you to be selected from all users from a particular Security Group or all users from a particular security group with a particular role.

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When adding relationships you must select the related module from the drop down list then select the record that the new record should be related to.

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Note: You must selected the related module using the arrow button – The auto completion on the text field is not currently developed.

Modify Record

This provides the same functionality as 'Create Record' but instead of creating a new record you are modifying the record which met the conditions of the workflow process. With this action you can modify any field found within the record or you can add a relationship to another record. This is completed in the same way as 'Create Record' except you are not required to specify the Record Type.

Send Email

The 'Send Email' action allows users to create workflow processes which will send an email based on an template to individuals. Using this action there are four different types of recipient.

Email – This will send an email to a specific email address. You must specify the email address and the email template.

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Record Email – This will send an email to the primary email address specified on the record which actioned the workflow process. This can only be used if the record has an email field such as Accounts and Contacts. For this option you only need to specify the template.

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User – This will send the email to a specified Users email address. You must specify the recipient user and the template of the email.

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Related Field – This will send an email to the primary email address specified on a related modules record. In this case you must specify the related module (From a drop down list) and the email template.

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Removing Actions

You can remove Action Lines by clicking the 'X' button on the top right hand side of the Action.

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Removing Field and Relationship Lines

You can remove Field and Relationship Lines by clicking the 'X' button on the top right hand side of the Action.

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Process Audit

Advanced OpenWorkflow allows users to audit your processes. In the detail view of each WorkFlow record there is a sub-panel called 'Processed Flows'.

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This lists all the workflow processes which have been actioned including details on the record which actioned the flow, it's status and the date it was created.

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You can view this information at a higher level by clicking the 'View Process Audit' button within the module action bar. This will show all the processes that have run for all the WorkFlow records.

Tutorials

Customers to Target List

This tutorial will show you how to create a workflow process to add accounts who are customers to a Target-List when the record is created or modified. Set Up

1. Start by navigating to the WorkFlow module and clicking 'Create Workflow' from the the action bar.
2. Give your workflow a Name such as 'Populate Target List.
3. Select Accounts as the WorkFlow Module.
4. Ensure Repeated Runs is NOT selected and the Status is Active (This should be done by default). Optionally you can change the Assigned-To and add a Description.

Conditions

1. Create a new Condition Line by clicking the 'Add Condition' button.
2. Select 'Type' from the Field drop down.
3. Keep the Operator as 'Equals To' and the Type as 'Value'.
4. From the Value drop down select 'Customer'.

Once these steps have been completed the Conditions panel should look like this:

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Actions

Create a new Action by clicking the 'Add Action' button.

1. Select 'Modify Record from the Select Action drop down list.
2. Using the Name field, give the action a name such as 'Add to Target List'
3. Add a Relationship Line by clicking the 'Add Relationship' button.
4. A drop down will appear above the 'Add Relationship' button. Select the relationship from this drop down box. In this case we are looking for 'Target Lists: Prospect List'
5. This will populate the rest of the line. Click the arrow button next to the relate field to select your target list.

Once these steps have been completed your Actions panel should look like this:

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Cases Reminder

This tutorial will show you how to create a workflow process to notify the assigned user and then a particular manger user when an open Case has not been updated/modified within two days. Set Up

1. Start by navigating to the WorkFlow module and clicking 'Create Workflow' from the the action bar.
2. Give your workflow a Name such as 'Case Escalation'.
3. Select Cases as the WorkFlow Module.
4. Ensure Repeated Runs is NOT selected and the Status is Active (This should be done by default). Optionally you can change the Assigned-To and add a Description.

Once these steps have been completed the first panel should look like this:

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Conditions

Create a new Condition Line by clicking the 'Add Condition' button.

Select 'Date Modified' from the Field drop down.

Change the Operator to 'Less Than or Equal To' and the Type to 'Date'

From the Value fields select 'Now', '-', '2', 'Days' in order.

Once these steps have been completed the Conditions panel should look like this:

https://suitecrm.com/wiki/media/image137.png

Repeat step 1.

This time select 'Status' from the Field drop down.

Keep the Operator as 'Equals To' and change the Type to 'Multiple'.

From the Value multi-select field select any values which signify an open case

Once these steps have been completed the Conditions panel should look like this:

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Actions

1. Create a new Action by clicking the 'Add Action' button.
2. Select 'Send Email from the Select Action down down list.
3. Give the action a Name such as 'Assigned User Reminder'
4. On the Email Line select 'Related Field' from the first drop down, 'Users: Assigned To' from the second drop down and a email template from the third drop down.

Once these steps have been completed the Actions panel should look like this:

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1. Repeat steps 1, 2 and 3 but change the name of this action to 'Manager Escalation Email'. 2. On the Email Line select 'User' and then select you who should receive the email. Select an email template from the third drop down. 3. When you are finished click 'Save' to create your workflow. Once these steps have been completed the Actions panel should look like this:

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Follow Up Web Leads

This tutorial will show you how to create a workflow process to assign web Leads to a particular user from a particular role within SuiteCRM. This user will be chosen by round robin. The workflow process will also set a follow up call for one day after the Lead is created.

Note: You can change the Sales role to any role found in your own system.

Set Up

1. Start by navigating to the WorkFlow module and clicking 'Create Workflow' from the the action bar.
2. Give your workflow a Name such as 'Web Lead Assignment and Follow Up'.
3. Select Leads as the WorkFlow Module.
4. Ensure Repeated Runs is NOT selected and the Status is Active (This should be done by default). Optionally you can change the Assigned-To and add a Description.

Once these steps have been completed the first panel should look like this:

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Conditions

1. Create a new Condition Line by clicking the 'Add Condition' button.
2. Select 'Lead Source' from the Field drop down.
3. Keep the Operator as 'Equals To' and the Type as 'Value'
4. From the Value drop down select our condition, 'Web Site'

Once these steps have been completed the Conditions panel should look like this:

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Actions

1. Create a new Action by clicking the 'Add Action' button.
2. Select 'Modify Record' from the Select Action down down list.
3. Using the Name field, give the action a name such as 'Assign to Sales'
4. Add a Field Line by clicking the 'Add Field' button.
5. Select 'Assigned-To' from the new drop down box that has appeared above the 'Add Field' button.
6. Change the middle drop down box from 'Value' to 'Round Robin'
7. Change the third drop down box from 'ALL Users' to 'ALL Users in Role'
8. Select from forth drop down box on the line 'Sales'.

Once these steps have been completed the Actions panel should look like this:

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1. Now create a new Action by repeating step 1.
2. This time select 'Create Record' from the Select Action down down list.
3. Using the Name field, give the action a name such as 'Create Follow Up Call'.
4. From the Record Type drop down select 'Calls'.
5. Click the Add Field button to add a new field:
6. Select 'Subject' from the first drop down box. Leave the second drop down box as 'Value' then type the desired subject into the text field at the end.
7. Add another field, this time selecting the 'Start Date' from the first drop down box.
8. Change the second drop down box from 'Value' to 'Date'.
9. In the third drop down box select 'Now'. In the fourth drop down box on the line select '+'.
10. In the text box type '1' and in the drop down next to it select 'Days'.
11. Add another field, this time select 'Assigned-To', 'Field', 'Assigned-To' – This will relate the assigned User of the Lead to the Call.
12. You can add any other fields that you wish to include in the call at this stage. To finish click 'Save'.

Once these steps have been completed the Actions panel should look like this:

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Advanced Open Cases with Portal

Introduction

Advanced OpenPortal (AOP) is an enhancement to the case management module in SuiteCRM. There is also a Joomla component. AOP extends the core cases functionality and enhances mechanisms for contacts to update cases.

This module allows contacts held within SuiteCRM to:

• Retrieve emails regarding updates to your Cases
• Create Cases by emailing a defined support address
• Update Cases by replying to Case emails

The module allows SuiteCRM users to: Add updates to Cases View a threaded log of all updates Retrieve email notifications when a contact adds an update to a Case Create Joomla users from a Contact The AOP Joomla component connects a Joomla site to the SuiteCRM instance. This allows SuiteCRM Contacts to: View a list of your Cases online Create new Cases online Reply to existing cases View your case details including a threaded log of all updates

Emails Advanced OpenPortal (AOP) uses the standard SuiteCRM functionality to send emails and create cases from inbound emails. Details on how to configure your outgoing email settings can be found here. Details on how to set up a group email account which will automatically generate cases can be found here.

Installation & Configuration

System Administrator users can configure the settings by accessing the AOP settings through the admin panel.

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Here you can enable or disable the AOP functionality, configure the Joomla URL, set the case distribution method, “email from” details and the different email templates.

To install the Joomla AOP component, use the Joomla Extension Manager. Once installed you must configure the SuiteCRM URL and a valid SuiteCRM username and password. This can be done by navigating to Components → advancedopen-portal.

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Once you have configured the Joomla component you can add two new Main Menu items to your Joomla portal. These are:

• List Cases - This shows a list of all Cases that the Contact has logged. This page also provides a search mechanism to filter cases.
• New Case – This page will allow Contacts to create Cases in SuiteCRM from the Joomla portal.

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Using Advanced OpenPortal

Creating a Portal User

To create a Portal User a SuiteCRM User must first create a Contact for the Portal User using the standard SuiteCRM functionality. Once created you must click the 'Create Portal User' button. This can be found at the top left hand side of the Contact record detail view.

Note: If you have action menus enabled the button will be within the action menu.

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Once clicked, a new user will be created in Joomla and the Contact will be sent your portal credentials via email.

Creating a Case via the Portal

Portal Users can create a new Case by going to the New Case page on the portal website.

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From here Portal Users can enter the details of your issue and attach any supporting documents. The dropdown values are dynamically pulled from the SuiteCRM instance and thus can be edited using the drop down editor tool within SuiteCRM.

Note: This feature does use the Joomla cache so please clear cache after an update has been made. When the case is ready to be logged, click the 'Save' button. This will create the Case within SuiteCRM.

Viewing Cases via the Portal

Portal Users can view a list of all your Cases using the List Cases page. This will also allow you to filter your search by State (All, Open or Closed) or by keyword. When searching by keyword it will search the 'Number', 'Subject', 'Status', 'Created' and 'Last Update' fields to find your result.

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To view more information on the case and to add updates then Portal Users can click the 'Subject' of case.

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From the case view Portal Users can view all the external updates added to the case from both Joomla and SuiteCRM. This is displayed in a threaded format showing who updated the case Any attached files to updates will also be accessible from this view. When a Portal User updates a case the assigned SuiteCRM user of the case will be notified by email.

Creating and Updating Cases from SuiteCRM

You can create and update Cases from SuiteCRM. To add an update to an existing record Users will add text to the 'Update' field within the case detail view and click 'Save'. This will publish the update to the portal and send an email to any Contacts related to the Case.

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If Users check the 'Internal Update' field then the update will appear in SuiteCRM only. It will not appear in Joomla and the Contact will not be emailed.

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The Case detail view will show the full threaded update log.

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Additional Contacts can be added to the Case using the Contacts sub panel. All emails exchanged between the system, the contact and you will be attached to the History sub-panel. Any documents attached to the case using the Portal are held as Notes within this sub-panel.

Status Drop Down

Within Cases, you can specify both a State and a Status value. The State determines if the Case is Open or Closed. Depending on the State you will be offered different statuses. You can amend these statuses using the Dropdown Editor Tool within the Admin Developer Tools. When adding a new Status you must define the Item Name as “<parent dropdown item name>_ItemName” For example “Open_New” or “Closed_Rejected”. All values with an Item Name prefixed with “Open_” will show when the state is Open, similarly all with the prefix “Closed_” will show when the state is closed.

Advanced Open Events

Events Locations

The Locations module is used to capture the venue/site information where events are held.

Creating Locations

1. Hover over the Locations module on the navigation bar and select 'Create Location'.

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2. This will take you to the Edit View. Enter information into the appropriate fields, all required fields are marked with a red asterisk and must be completed prior to saving.

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3. Once the necessary information is entered, click "Save".

Events

The Events module is used to capture information an particular event and send out invites to delegates. To view the Events held within the system click the 'Events' tab on the navigation bar. This will take you to the Events list view.

Creating Events

1. Hover over the Events module on the navigation bar and select 'Create Event'.

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2. This will take you to the Edit View. Enter information into the appropriate fields, all required fields are marked with a red asterisk and must be completed prior to saving.

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The following fields are found on the Events module:

• Name – The name of the event
• Start Date – The date and time of when the event starts
• End Date – The date and time of when the event ends
• Duration – The duration of the event. This will automatically change the end date or be altered automatically if the end date is changed.
• Location – This is a relationship to the Event Locations module.
• Budget – The budget for the event.
• Email Invite Template – The Email Template that will be sent to associated Delegates.
• Accept Redirect URL – The web page invitees should be redirected to after you accept an invite using the link provided in the Email Template.
• Decline Redirect URL – The web page invitees should be redirected to after you decline an invite using the link provided in the Email Template.
• Description – More information about the Event.
• Assigned-To – Who the assigned user is for this event. This defaults to you who creates the event.
• Created By – Which user created the event.

3. Once the necessary information is entered, click "Save".

Adding Delegates

1. Navigate to the Event detail view.

2. Navigate to the Delegates sub-panel found below the 'Event Details' panel.

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3. Click 'Select Delegates'. A list of options will appear.

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4. Select the appropriate option depending on who should be added to the Event.

• Target List – Select a Target List of individuals to be associated to the event. All Targets, Leads and Contacts on this Target List will be added to the Event.
• Targets – Select Targets to be associated to this Event.
• Contacts – Select Contacts to be associated to this Event.
• Leads – Select Leads to be associated to this Event.
• Events – Select an Event to associate that Event's delegates to this Event.

5. Once an option has been chosen a new pop-up box will appear to search and select records from the module type that was chosen.

6. The Delegates sub-panel will populate with the records selected.

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Sending Invites To Delegates

1. Navigate to the Delegates sub-panel.

2. Choose action 'Send Invites'.

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3. This will send the email template selected in the 'Email Invite Template' to all Delegates who have the status 'Not Invited'

4. Once selected the Delegate status will automatically update to 'Invited'.

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5. Choosing 'Resend Invites' will send invites out to all Delegates associated to the Event who have yet to respond.

Managing Delegates Acceptance Manually

1. Navigate to the Delegates sub-panel.

2. Select the Delegates that require your 'Accept Status' to be updated.

3. Choose action 'Manage Acceptances'

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4. A list of options will appear. Select appropriate statuses:

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5. This will update the Delegates 'Accept Status' accordingly.

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Note: Acceptance will my automatically updated if the Delegate chooses to accept using the link provided in the email template.

Updating Delegates Status Manually

1. Navigate to the Delegates sub-panel.

2. Select the Delegates that require your attendance to be updated.

3. Choose action 'Manage Delegates'

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4. A list of options will appear. Select the appropriate status; Invited, Not Invited, Attended or Not Attended.

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5. This will update the Delegates 'Status' accordingly.

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Note: Acceptance will my automatically updated if the Delegate chooses to accept using the link provided in the email template.

Advanced Open Reports

Advanced Open Reports(AOR) is the reporting module within SuiteCRM. AOR can be accessed by clicking the 'Reports' link within the navigation menu. The reporting module allows users to report on CRM data from any module and has many features to display key information quickly.

Creating Reports

To create a report, hover over the Reports module on the navigation bar and select 'Create Report'.

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you will be presented with the report edit view. To obtain a list of fields to add to the report, you have to select a module from the Report Module drop down.

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Adding Fields

Once you have selected your Report Module, the list of fields available will display on the left panel. You can add fields to the 'Fields' section of the report by expanding the module you wish to select fields from and then drag and drop those fields into the field section.

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Once a user has added fields to a report, there are multiple options to configure for those fields.

• Display – True or false option. Allows you to specify whether this field should be displayed on the report, or hidden. Users may wish to add fields to perform a function/sort/group/total but may not wish to show this on the report.
  

• Link – True or false option. Allows you to make the field a link. Setting this option to true will hyperlink the field on the detail view of the report, allowing you to click on the record. This will navigate you to the appropriate record. For example, Linking the Opportunity Name will take you to the detail view of that Opportunity.
  

• Label – This is the label that will be displayed for the Column/Field on the report. you can change the label from the default to any alphanumerical value.
  

• Function - Provides five options: Count, Minimum, Maximum, Sum and Average. Allows you to perform functions on alphanumerical fields. Users may wish to calculate the average Opportunity Amount, or Count total Opportunities at a given Sales Stage.
  

• Sort – Ascending or Descending. Allows you to select whether to sort the field/column descending or ascending. This can be done for all fields.
  

• Group – True or false option. Allows you to group by this field. For example, you may wish to group by Sales Stage when reporting on an Opportunity.
  

• Total – Provides three options: Count, Sum and Average. This allows users to perform total calculations on numerical fields. This is useful for financial reporting such as the total value of all Opportunities at a given Sales Stage.
  

Adding Conditions

Once you have added the fields to your Report , you can add condition lines to the report. you can add conditions with the same procedure as adding fields. Using the drag and drop functionality, you can drag fields into the 'Conditions' area which will add the field a a conditions area, allowing you to specify the condition for that field.

Charts

You can add charts to Reports. Charts provide a visual representation of the report data to you. In some scenarios, or for particular users, visual aids such as charts can assist quicker analysis and better understanding.

Chart Types

There are five types of chart that the user can select to display report data. These are:

• Pie Chart
• Bar Chart
• Line Chart
• Radar Chart

Polar ChartTo add a chart, you can click the 'Add Chart' button, below the Conditions section within the Report Edit View.

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Once you click add chart, you will be presented with the option to specify the following information:

• Title – Allows the user to specify the title for the chart. This will show on the detail view of the Report and also on the Dashlet Chart.
• Type – This allows the user to select from one of the five chart types detailed above.
• X Axis – Allows the user to select the column that should be used for the X Axis.
• Y Axis – Allows the user to select the column that should be used for the Y Axis.

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Once you have specified the chart details, save the report. This will display the chart on the detail view of the Report, below the list of records returned.

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Reports Dashlets

You can display a report within a dashlet. This allows the user to view multiple report results as the you can add multiple report dashlets and select different reports within each dashlet. To do this, add the 'Reports' dashlet to your homepage.

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Once you have added the dashlet, you need to select the Report you wish to display within the dashlet. To do this, click the pencil icon to edit the dashlet.

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This allows the user to select the report they wish to display within the dashlet.

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Once you have selected the report, click 'Save'. This will update your Reports dashlet to show the results of the report.

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Note: For full details on adding and managing dashlets, see the Dashlets section of this user guide.

Reports Charts Dashlets

You can specify to only select to display a chart for report dashlets. To do this, edit your report dashlet and select the 'Only use charts' option. This will then list all charts you have created for this report.

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Select a chart or multiple charts and click 'Save'. This will display the results in the chart selected.

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Scheduled Reports

You can schedule reports to be automatically run and emailed to the required contact(s). This allows users to schedule reports to be sent to Managers or Team Leads either Daily, Weekly or Monthly. To create a scheduled report, you can click the 'Create' option within the Scheduled Reports Sub-panel on the Detail View of the Report. You can also select existing Scheduled Reports to relate to the Report.

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Once you have clicked 'Create', there are options to set for the Scheduled Report. Give the Scheduled Report a relevant name. In this example, we will use 'Daily Opportunites Report for Managers'.

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You can select the 'Advanced' option for report scheduling. This will provide a cron notation style option. This is best suited for System Administrators or advanced users.

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Once you have entered a name and selected a schedule, click 'Save'.

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Once you save the Scheduled Report record, this will display in the Scheduled Reports subpanel within the detail view of the Report.

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You can view when the Scheduled Report last ran by viewing the 'Last Run' column/field on the sub-panel. This shows in a date time format.

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Reschedule

Rescheduling a Call

To reschedule a call, you can click the 'Reschedule' button on the detail view of a Call which has been defined as Outbound and Planned.

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Defining the Details

Clicking the Reschedule button will produce a pop up or dialogue box up. This enables users to set the date and time for the rescheduled call.

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You can also select a reason for the incomplete/unsuccessful call from the drop down list. Once the details have been defined, click the 'Save' button to save the call.

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Tracking History

Once Saved, the Call is rescheduled for the new date and time. you can view all Call Reschedule history by clicking the 'Reschedule' tab on the Calls Detail View.

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4. Altering Reasons Drop Down

System Administrator users can edit the reasons available in the Reschedule pop-up using the drop down editor. The drop down list used is called 'call_reschedule_dom'.

Summary

In this chapter we have covered the functionality of the advanced modules. These modules have a very specific purpose - enabling users to improve processes and efficiently report on and manage data.

In the next chapter, we will cover some third party modules which are part of the SuiteCRM product. These third party modules provide additional functionality to you such as teams and location mapping.

Security Suite(Groups)

Security Suite allows the Control of what users can access. It allows the locking down sensitive data in SuiteCRM to specific teams (groups). SecuritySuite comes loaded with options which allow you to configure it to meet your exact needs. Choose from a number of automatic assignment options to ensure that your users can always access the data that you need.

Create Groups

System Administrators can add groups and roles or set up Security Groups preferences in Security Suite Settings found at the bottom of the Admin page.

Allow Non-admins to Create Groups

System Administrators can allow non-admin users to add groups to records. This can be done by doing the following steps:

1. Navigate to Configure Tabs. Add Security Groups to the displayed tabs.
2. Run Repair Roles, within Admin->Repair, to be able to assign rights to Security Groups.
3. Edit role(s) to Enable Security Groups Management.
4. Edit role(s) to set List to All or Group for Security Groups Management as desired.

Configure SecuritySuite Settings

SecuritySuite is very configurable and allows for support near every possible situation. Because of that there may be a learning curve and some time required to understand what each option does and how it may be used for your specific needs. You can find the settings page by going to Admin->SecuritySuite Settings.

Groups Setup

There are 3 key steps to setting up Groups so that you work correctly.

1. Create a group for each team of users and add the appropriate users to the group.
2. Create a role and select Group for the access level for every appropriate cell in the grid. Assign that role to each group
3. Add the groups to records in your SuiteCRM instance. You can use the Mass Assign on the list view to do this. Going forward the groups will automatically inherit based on your SecuritySuite Settings. You can also use logic hooks, workflow, or do a direct database insert into the securitygroups_records table if doing a one-time initial setup.

If your users should only typically see your own records then the role assigned to the group would be configured to have Owner only rights. A manager who is a part of the group, but who should see be able to see all records in the group would have a role directly assigned to you record that gives Group access.

For more help check out:

• Example of a Typical Setup
• Introduction Video

Roles determine what a user can do with a record once you have access to it. Create the roles 1. Edit role(s) to Enable Security Groups Management2. Edit role(s) to set List to All or Group for Security Groups Management as desired

A Typical Hierarchy Setup

Although SecuritySuite can handle any organizational structure, the most common scenario it is used for is one where the owner can sell everything, managers can see both your own records and those of your team, and team members can only see your own records

The Scenario

This company has 2 sales teams; East and West. The owner, Jill, should be able to see everything. The East Sales team is lead by Will and Sarah leads the West Sales team. Both of them should see everything just in your own respective teams. The rest of the sales reps in each teams should only be allowed to see your own records.

Set up the Groups

1) Create a group called East Sales2) Add Will and the Sales Reps3) Create a group called West Sales4) Add Sarah and the Sales Reps

Set up the Roles

1) Create a role called Everything and set the rights to All.Tips and Tricks: Click the header in any column on the role grid and you can set the rights for the whole column at one time2) Assign the Everything role directly to Jill's user account.3) Create a role called Group Only and set the rights for everything to Group.4) Assign the Group role directly to Will and Sarah.5) Create a role called Owner Only and set the rights for everything to Owner. 6) Assign the Owner Only role to the East Sales and West Sales groups

Assign the Groups

This instance already has some existing leads so we will assign them to the appropriate groups.

1) Go to the Leads list view and search for the leads that should belong to the East Sales group 2) Check the appropriate leads, in the Mass Assign panel choose East Sales, and click "Assign" 3) Repeat for the West Sales team

Note: Going forward the groups will be automatically inherited by any calls, contacts, notes, etc that get added based on the SecuritySuite Settings that are configured. If the SuiteCRM instance is already loaded with lots of data at the time of starting with SecuritySuite then there may be some initial work to be done to add those groups to the related records. The Mass Assign functionality on the List View can be used or direct database insertion into the securitygroups_records table. See existing data in that table for how to format the data. This will require SQL knowledge if you want to go that route.

Check the Settings

These settings determine how SecuritySuite functions. In the Group Inheritance Rules panel the defaults of "Inherit from Created By User", "Inherit from Assigned To User", and "Inherit from Parent Record" will work perfectly in this scenario.

Any lead that gets created will automatically have groups assigned to it based on who created it and who gets assigned to it. If a call is created for a lead then the call will inherit the groups from the lead record (parent record) along with inheriting the groups from the created by user and the assigned to user.

Another key setting is "Strict Rights". In the scenario above the default settings will cause the links on the list view for the team leads to show with no link for records that are assigned to your group. In many cases you will want to uncheck "Strict Rights" so that you can assign groups in the manner described in this doc.

That's it!

The hardest part is always the initial setup. Once you have things configured and figured out it will just run on its own. If you have some special work flows where you want to add certain groups based on some custom logic it's pretty easy to do with logic hooks or using Process Manager which is a great workflow tool for SuiteCRM. Here's an example of adding groups automatically using Process Manager.

Have a more complicated structure? Apply the same principles here for each additional level of hierarchy that you may have. The key is to create a group at the lowest levels of the structure and then work your way back up.

Advanced Options

SuiteCRM users and System Administrators can configure many advanced options for Security Suite. This allows you to control various access/rights, inheriting of records, filters and more.

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Additive Rights

User gets greatest rights of all roles assigned to you or user's group(s)

Strict Rights

If a user is a member of several groups only the respective rights from the group assigned to the current record are used.

New User Group Popup

When creating a new user show the SecurityGroups popup to assign you to a group(s).

User Role Precedence

If any role is assigned directly to a user that role should take precedence over any group roles.

Filter User List

Non-admin users can only assign to users in the same group(s)

Use Popup Select

When a record is created by a user in more than one group popup a group selection screen otherwise inherit that one group. Inheritance rules will only be used for non-user created records (e.g. Workflows, etc).

Use Creator Group Select

Adds a panel to a record creation screen if a user is a member of more than one inheritable group that allows a user to select one or more groups that you belongs to that should be associated with the newly created record. If a user is in just one group the normal inheritance rules will instead be applied.

Note: The new record will still inherit from the Assigned To user or Parent record if these options are set. This setting only overrides the Created By setting.

Shared Calendar - Hide Restricted

By default users can see when other users are busy on the Shared Calendar. Even if you doesn't have rights to the meeting, call, etc. It will display on the calendar, but you cannot view more details unless you have rights to that specific calendar item. By setting this option you cannot see these items on the Shared Calendar; only items that you actually has rights to.

Inherit from Created By User

The record will inherit all the groups assigned to you who created it.

Inherit from Assigned To User

The record will inherit all the groups of you assigned to the record. Other groups assigned to the record will NOT be removed.

Inherit from Parent Record

e.g. If a case is created for a contact the case will inherit the groups associated with the contact.

Default Groups for New Records

Set groups that should always be attached when a specific module is created.

Inbound email account

Locks down inbound email accounts in the email client to only list those that belong to the same group as the current user.

JJW Maps

JJW Maps provides mapping functionality for SuiteCRM. JJW Maps is a third party module, provided by JJW Design.

Documentation and releases are kept up to date on the JJW Maps project page.

Troubleshooting and Support

At SalesAgility we are advocates of Open Source. As such please do not contact us directly via email or phone for SuiteCRM support. Instead please use our support forum. By using the forum the knowledge is shared with everyone in the community. Our developers answer questions on the forum daily but it also gives the other members of the community the opportunity to contribute. If you would like SalesAgility to customise SuiteCRM specifically for your needs, or to provide a hosted and supported CRM solution, then please use our contact form.

Summary

In this guide we have covered various areas of SuiteCRM from the basics of logging in to the complexity of creating automated workflow processes. This guide is a resource to visually assist users in maximising your use of SuiteCRM. Next, you can further increase your CRM knowledge by reading the SuiteCRM Administration Guide. This covers, in detail, the features available to admin users to customise and enhance SuiteCRM using various UI tools. You can also visit the SuiteCRM Community Forums where there are various topics and a wealth of knowledge provided by the SuiteCRM team and contributing community members.

Appendix A

Contacts Field List

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Leads Field List

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Targets Field List

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Accounts Field List

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Opportunities Field List

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Products Field List

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Product Categories Field List

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Quotes Field List

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Invoices Field List

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Contracts Field List

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Line Items Field List

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Groups Field List

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PDF Templates Field List

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Cases Field List

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Notes Field List

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Calls Field List

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Emails Field List

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Meetings Field List

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Tasks Field List

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Projects Field List

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Project Tasks Field List

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Campaigns Field List

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Target Lists Field List

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Email Templates Field List

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Documents Field List

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Events Field List

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Event Locations Field List

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Users Field List

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